Semplificazione dei processi I

Per essere veramente produttivi, bisogna imparare a semplificare i processi e a ridurre il numero di compiti e di voci nella lista delle cose da fare.

Una delle domande chiave che le persone produttive si pongono è "perché?" Quando ci si chiede perché si sta facendo qualcosa, si può scavare più a fondo nel compito e trovare il modo di semplificarlo e renderlo più efficiente. Questa domanda può aiutarvi a identificare ciò che conta davvero e ciò che potete eliminare per semplificare il processo.

Ad esempio, nella mia attività principale, ricevo spesso richieste per workshop di formazione di due giorni, in cui ogni dirigente lavora individualmente. Invece di inviare una proposta scritta, chiedo perché vogliono che i partecipanti siano allontanati dalla stanza e lavorino separatamente. Se non possono esibirsi davanti ai loro colleghi, come potranno farlo dal vivo davanti a un pubblico televisivo? Inoltre, perché vogliono vedere una proposta scritta per un workshop su come parlare con i media - non è più importante vedere come i formatori parlano dal vivo?

Porsi queste domande mi permette di offrire workshop più efficaci e di ridurre tempi e costi per me e per i miei clienti. Inoltre, inviare video invece di proposte scritte mi ha fatto risparmiare tempo e mi ha permesso di ottenere più clienti.

Un altro modo in cui le persone produttive semplificano la loro vita è ridurre il numero di decisioni che devono prendere ogni giorno. Alcuni leader di successo, come Mark Zuckerberg e Steve Jobs, hanno semplificato il loro abbigliamento e indossano lo stesso vestito ogni giorno per ridurre il tempo dedicato al loro aspetto. Anche se non siete obbligati a fare lo stesso, dovreste cercare dei modi per ridurre le decisioni che dovete prendere ogni giorno. Ad esempio, potete preparare in anticipo i vestiti e i pasti o stabilire una routine quotidiana che vi permetta di ridurre al minimo le decisioni da prendere.

Un altro modo per semplificare la vita è ridurre il numero di compiti da svolgere. Potete iniziare esaminando tutto ciò che fate su base annuale, mensile, settimanale e giornaliera e cercare modi per semplificare ogni compito. Forse potete eliminare del tutto alcune attività o automatizzarle, oppure potete raggruppare attività simili per renderle più efficienti. Semplificando i vostri compiti, potete ridurre lo stress e il sovraccarico di lavoro, il che vi permetterà di essere più produttivi in generale.