Che cos'è il DBA?

DBA o 'Doing business as' noto anche come nome commerciale, è il nome fittizio che scegliete per la vostra azienda, diverso dal vostro, da utilizzare durante la conduzione degli affari. Questo nome differisce dal nome legale registrato dell'azienda, poiché quando si avvia un'impresa, il nome legale è quello dell'individuo o dell'organizzazione che la fonda. Questo nel caso in cui non si registri l'azienda come entità legale o si decida di utilizzare un DBA.

Utilizziamo un esempio pratico. Un imprenditore di nome John Smith decide di avviare un'attività di business coaching come ditta individuale. In questo caso, la sua società avrà lo stesso nome della sua. Ma John decide di registrare la sua società con un DBA.

John's Business Coach Academy. In questo modo, il suo nome legale, John Smith, non è legalmente legato alla ragione sociale della sua azienda, anche se continua a sostenere tutte le responsabilità e le azioni fiscali di quest'ultima.

Caratteristiche del DBA

Non tutte le imprese necessitano di un DBA per operare nel modo più efficace. Ciò dipende dal tipo di organizzazione legale dell'azienda, dagli statuti locali e dalle preferenze del titolare.

In generale, le imprese individuali e le società di persone sono le più propense a utilizzare un DBA per evitare di utilizzare il nome completo di uno dei soci. Questo perché le ditte individuali e le società di persone non sono costituite in società, quindi non sono tenute a presentare la documentazione relativa alla fondazione della società o a registrare una ragione sociale per la società.

È necessario registrare il DBA presso le organizzazioni locali del vostro Paese che si occupano di questo. Anche se il titolare e la società sono legalmente la stessa entità, il che significa che portano lo stesso nome. Ma nel caso della registrazione di un DBA, rimangono la stessa entità, ma con due nomi diversi.

Nella maggior parte dei Paesi, le società di capitali, le società in accomandita e le LLC non sono tenute a registrare un DBA. Questo tipo di organizzazione legale d'impresa richiede l'uso di una ragione sociale al momento della registrazione presso il governo locale.

Tuttavia, se il proprietario lo desidera, è possibile utilizzare un DBA per queste attività. Questo viene fatto per consentire ai partner dell'impresa di condurre l'attività con un nome diverso da quello registrato nella documentazione.

Nella maggior parte dei casi, quando una LLC o una società di persone registra un DBA, è quando vuole avviare un'attività alternativa all'interno della società stessa. Ad esempio, supponiamo che abbiate una società di coaching che offre molti servizi e che vogliate registrare alcuni DBA per diverse sezioni dell'azienda.

Questa strategia consente all'azienda di risparmiare il tempo e il denaro necessari per avviare un'impresa completamente nuova subordinata a un'altra LLC o società.

È bene sapere che se si registra un DBA senza aver prima costituito legalmente la società, l'amministrazione locale considererà automaticamente la società come una ditta individuale.

Come si registra un DBA?

Le modalità di registrazione del DBA e i relativi requisiti variano a seconda del luogo di residenza e della struttura giuridica della società. In generale, la registrazione del DBA comporta una certa documentazione e una tassa di registrazione che può variare da 10 a 100 dollari, a seconda del luogo in cui ci si trova.

Dovrete individuare l'ente locale che si occupa della registrazione del DBA, in modo da poter andare a registrare la documentazione. In alcune località potrebbe essere richiesto di pubblicare un annuncio nei notiziari locali per un certo periodo di tempo, al fine di soddisfare i requisiti di avviso pubblico previsti dalla legge locale.

Quando scegliete il vostro DBA, non dovreste scegliere la sigla Inc, LLC o Corp, in quanto questa indica che la vostra azienda ha lo status di società, mentre nella maggior parte dei casi non è così. Alla luce di quanto detto, non ci sono molte limitazioni nella scelta del DBA.

Quello che vi consiglio di fare quando volete registrare il vostro DBA è di fare prima una ricerca di altre aziende nella vostra località, per assicurarvi che il nome che avete scelto non sia già utilizzato da altre aziende.

Suggerimenti sui DBA

Ecco alcuni consigli e raccomandazioni sul processo di scelta e registrazione del DBA:

• Quando si desidera ottenere un DBA e la propria attività è strutturata come LLC o società, di solito è necessario presentare un certificato di buona reputazione.

• In alcuni luoghi è possibile farlo completamente online, mentre in altri è necessario spedirlo per posta.

• In alcuni luoghi sarà possibile presentare tutta la documentazione online, mentre in altri sarà necessaria una documentazione autenticata.

• Se fate affari con un nome falso e non registrato, potete essere multati pesantemente dall'agenzia di regolamentazione locale o nazionale. Cercate di non farlo.

• Tutti i DBA hanno un tempo di scadenza stabilito, che nella maggior parte dei casi può essere di 3 anni. Per questo motivo è necessario tenere aggiornato il proprio DBA, altrimenti si possono avere conseguenze negative dal punto di vista del marketing.

• In alcuni Paesi è inoltre necessario registrare un nuovo DBA nel caso in cui i dati inizialmente forniti siano cambiati, come ad esempio nel caso di modifiche all'indirizzo o ai soci dell'azienda. In alcuni luoghi è sufficiente modificare la registrazione precedente, mentre in altri è necessario ripresentarla.

• In generale, il processo di registrazione è relativamente semplice e non è necessario rivolgersi a un avvocato. Il proprietario può seguire l'intera procedura, sia online che di persona. Tuttavia, nel caso in cui non sappiate bene come fare, è consigliabile ricorrere all'aiuto di un professionista.

• Nel caso in cui la vostra azienda sia costituita come ditta individuale o società di persone, potreste incontrare delle difficoltà. Se non avete registrato la vostra azienda presso l'ufficio del registro, non otterrete un numero di dipendente e, senza questo, la vostra azienda non potrà aprire un conto bancario per scopi commerciali.

• Dovete sapere che quando registrate il vostro DBA, avrete bisogno anche di un numero di identificazione dei dipendenti.

• Nel caso in cui, ad esempio, il nome con cui siete costituiti sia Alex's Life Coaching e firmiate un contratto con un cliente con il nome Alex's Ketogenic Diets, questo non sarà valido.

• Scegliere il nome perfetto per la vostra attività all'inizio è un compito complicato. Non potete sapere dove sarete in futuro e come si evolverà la vostra attività. Se avete difficoltà a scegliere un buon nome per la vostra azienda, potete utilizzare un generatore di nomi aziendali per aiutarvi in questo processo.

• Per espandere, ad esempio, la vostra attività iniziale a più siti web, più negozi fisici, più servizi, ecc. dovrete registrare un DBA per ciascuno di essi.

• Inoltre, se la vostra attività si espande in altre province o stati, dovrete registrare un DBA specifico per questi per evitare sanzioni. Il DBA scelto inizialmente potrà essere utilizzato solo nello stato o nella provincia di registrazione, e ogni volta che vorrete utilizzare un altro nome dovrete registrarlo nella località corrispondente.

• È consigliabile seguire l'intera procedura prima di aprire le porte dell'azienda. Almeno iniziate la procedura entro 30-60 giorni dall'inizio dell'attivi