L'importanza di prendere appunti: cosa e come registrare

Un aspetto critico e spesso trascurato

La presa di appunti è, paradossalmente, uno degli aspetti più trascurati durante un colloquio di selezione.

Spesso gli intervistatori lo omettono perché non sono sicuri di cosa scrivere, perché lo considerano meno importante della conversazione o perché ritengono che l'atto di scrivere impedisca loro di ascoltare attivamente il candidato.

Tuttavia, saper prendere appunti in modo efficace è un'abilità fondamentale per garantire un processo di selezione obiettivo, ed è fondamentale comprenderne sia l'importanza che la tecnica adeguata per farlo.

Vantaggio 1: Raccolta di prove e memoria

Il vantaggio più evidente di prendere appunti è la capacità di raccogliere informazioni chiave in modo accurato.

Consente di registrare dati specifici sull'esperienza del candidato, su come questa si allinea alle esigenze concrete del posto di lavoro e su quale particolare valore aggiunto potrebbe offrire.

Inoltre, quando si intervistano più candidati, la memoria umana è fallibile; è facile dimenticare dettagli importanti o, peggio ancora, confondere le risposte e le caratteristiche di un candidato con quelle di un altro.

Dei buoni appunti fungono da registro affidabile che consente di ricordare con esattezza ciò che ogni persona ha detto, portando a una decisione finale molto più accurata e giusta.

Vantaggio 2: strumento essenziale per il colloquio STAR

Nel contesto specifico del colloquio basato sulle competenze (modello STAR), prendere appunti non è facoltativo, ma indispensabile.

Consente all'intervistatore di seguire visivamente le componenti della storia raccontata dal candidato: Situazione, Compito, Azione e Risultato.

Prendendo appunti, è molto più facile identificare se uno di questi elementi manca nella narrazione.

Ciò consente all'intervistatore di porre le domande di approfondimento (probing) pertinenti al momento giusto, aiutando il candidato a completare l'esempio e consentendo una valutazione accurata della competenza.

Vantaggio 3: Base per la discussione e la decisione del team

È molto comune che in un processo di selezione partecipino diverse persone (il manager, le risorse umane, i colleghi tecnici), che poi devono riunirsi per discutere le loro valutazioni e prendere una decisione consensuale.

In questa riunione di deliberazione, gli appunti costituiscono la base dell'argomentazione.

Se un intervistatore ha preso appunti dettagliati, avrà argomenti chiari e basati su prove per giustificare la sua preferenza per un candidato o per spiegare perché un altro non è adatto, basandosi su fatti osservati e non su impressioni vaghe.

Vantaggio 4: L'impatto psicologico positivo sul candidato

L'atto di prendere appunti ha anche un effetto importante sul candidato.

Quando il candidato vede che l'intervistatore sta registrando attivamente ciò che dice, riceve un potente messaggio non verbale: "quello che stai dicendo è importante e viene preso sul serio".

Questo, lungi dall'intimidire, tende ad aumentare la fiducia e l'autostima del candidato, favorendo un clima di maggiore apertura e armonia, che si traduce in un colloquio più trasparente e produttivo.

Cosa e come registrare: la tecnica corretta

Sebbene all'inizio possa risultare difficile per gli intervistatori alle prime armi, la tecnica si perfeziona con la pratica.

Siate aperti: non cercate di nascondere che state prendendo appunti. Fatelo in modo naturale e aperto.

Se hai bisogno di più tempo per scrivere un'idea chiave, è perfettamente accettabile chiedere al candidato: "Mi dia un secondo per finire di prendere nota".

Concentratevi sui comportamenti: non cercate di trascrivere il colloquio. Concentratevi sulle idee principali e, soprattutto, registrate i comportamenti specifici descritti dal candidato (la "A" di STAR).

Questi sono gli indicatori osservabili delle competenze.

Parole chiave: Annotate anche le parole chiave utilizzate dal candidato che sono direttamente correlate alle mansioni del posto; q