Lo scopo strategico della descrizione del posto

La percezione comune vs. il valore strategico

Troppo spesso, le descrizioni delle posizioni (JD, dall'acronimo inglese) sono viste con un certo cinismo all'interno delle organizzazioni.

Esiste la percezione che siano documenti burocratici, utilizzati principalmente come una sorta di "polizza assicurativa".

In pratica, spesso vengono archiviate e consultate solo in situazioni di emergenza, come controversie, procedimenti disciplinari o quando le prestazioni non sono adeguate.

Tuttavia, questa visione sottovaluta enormemente la loro funzione.

Una descrizione del posto di lavoro ben elaborata è un documento strategico fondamentale, sia per la gestione dei talenti che per il successo del processo di reclutamento.

Il rischio critico del disallineamento

Uno dei maggiori errori nella selezione del personale si verifica quando c'è una disconnessione tra il manager di linea e le Risorse Umane.

Di solito, le risorse umane utilizzano la descrizione del posto di lavoro esistente per redigere e pubblicare un annuncio di lavoro.

Il problema sorge quando il manager non si riunisce con le Risorse Umane per rivedere e allineare tale annuncio alle esigenze attuali e specifiche del team.

Ciò porta il manager a intervistare candidati che, sebbene possano corrispondere all'annuncio pubblicato, non soddisfano le reali aspettative del ruolo.

Questo errore di allineamento iniziale, basato su una descrizione del lavoro obsoleta o mal definita, genera frustrazione e una significativa perdita di tempo.

Lo scopo del reclutamento: chiarezza e aspettative

Lo scopo principale di una descrizione del posto di lavoro nel contesto del reclutamento è duplice.

In primo luogo, deve fornire al candidato una comprensione chiara, specifica e accessibile di ciò che il lavoro comporta.

In secondo luogo, serve come base per consentire all'organizzazione (e al manager) di specificare con precisione le competenze, i comportamenti e gli atteggiamenti ritenuti necessari per avere successo in quella funzione.

Questa chiarezza è fondamentale per attrarre i candidati giusti e filtrare quelli che non lo sono.

Oltre i compiti: definire il "perché" (scopo e risultati)

Una debolezza comune a molte descrizioni di lavoro è che si limitano a essere un lungo elenco di compiti.

Spesso si concludono con frasi generiche e poco utili come "e qualsiasi altra mansione assegnata".

Una JD veramente strategica deve andare oltre il "cosa" (i compiti) per definire il "perché": lo scopo fondamentale della posizione.

Deve rispondere a come quel ruolo influisce sugli indicatori chiave dell'azienda, sia migliorando la soddisfazione del cliente, riducendo i costi o ottimizzando i processi.

Una buona JD deve concentrarsi sui risultati (misurabili in termini di qualità, quantità, tempo o denaro) e collegare chiaramente i compiti necessari per raggiungere tali risultati.

Uno strumento di gestione attiva e continua

Una JD ben strutturata non è un documento statico che viene archiviato dopo l'assunzione.

Diventa uno strumento di gestione dinamico e di valore aggiunto.

Per il nuovo dipendente, stabilisce una chiara consapevolezza di ciò che ci si aspetta da lui fin dal primo giorno.

Per il manager, fornisce un punto di riferimento coerente per la gestione continua delle prestazioni, le valutazioni, il feedback e l'identificazione delle esigenze di formazione.

Al momento dell'assunzione, avere questa assoluta chiarezza sull'impatto e sulle aspettative della posizione è essenziale per prendere decisioni di assunzione corrette.

Riepilogo

La descrizione del lavoro (JD) non è solo burocrazia. Spesso viene ignorata, ma è un documento strategico fondamentale per il reclutamento e la gestione dei talenti.

L'errore più grande è il disallineamento tra il manager e le risorse umane. L'utilizzo di una JD non aggiornata genera frustrazione e perdita di tempo, attirando candidati che non soddisfano le aspettative reali.

Una buona JD definisce il "perché" (scopo e risultati), non solo i compiti. Serve come strumento attivo per la gestione delle prestazioni e garantisce un'assunzione azzeccata.