La contabilità nella vostra azienda

Il rendimento economico è l'obiettivo che perseguiamo quando avviamo un'impresa. Che si tratti di un'impresa individuale, di un'azienda o di una multinazionale, il profitto è l'obiettivo principale da perseguire per mantenersi e prosperare. Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale conoscere la finanza e avere una chiara comprensione delle basi della contabilità per poter interpretare i numeri. Questo vi permetterà di sapere esattamente quanto avete guadagnato, se l'azienda è cresciuta o se siete a rischio di fallimento.

La gestione delle finanze e della contabilità può risultare opprimente. La gestione del denaro e delle tasse può essere stressante, senza contare che molte volte non si ha voglia di occuparsi della contabilità. Questa attività è essenziale per la gestione di un'azienda, a qualsiasi livello, e deve essere svolta correttamente. Trasformare i numeri in azioni fa di voi una persona d'affari.

Un nuovo imprenditore non può basarsi solo sugli estratti conto bancari per gestire la propria attività. Questi resoconti mostrano solo i movimenti di cassa, ma non ci danno informazioni sui debiti, sulle tasse da pagare o sulle possibili tendenze.

Spesso, quando si avvia un'attività, non ci si prende il tempo necessario per imparare le basi della contabilità e come si applica alla nostra attività. Una volta che si inizia a crescere, sarà più difficile recuperare e diventerà una debolezza che ci porteremo dietro.

All'inizio potreste non avere il budget necessario per assumere un commercialista e, anche se fosse possibile, è meglio imparare la materia. All'inizio ci vorrà tempo e fatica, ma ne vale la pena. La pratica è meglio della teoria e all'inizio sarà molto più facile sviluppare le proprie competenze con pochi clienti e poche operazioni.

Che cos'è la contabilità?

La contabilità è il processo completo e sistematico di registrazione, gestione, controllo, analisi e interpretazione di tutte le operazioni e transazioni economiche e commerciali che avvengono in un'entità.

Fasi principali del processo:

• Le informazioni vengono raccolte in ordine cronologico.

• Vengono registrate secondo le regole e le procedure del Paese.

• Si emettono i bilanci.

• Le informazioni vengono analizzate e interpretate.

• Si prendono le decisioni.

I contabili sono responsabili del monitoraggio di tutte le entrate e le uscite, del rispetto degli obblighi finanziari e dell'assistenza al processo decisionale. Offrono soluzioni e idee per il miglioramento, tenendo conto dei fattori interni ed esterni che possono influenzare l'azienda.

Ogni Paese ha le sue peculiarità in termini di reporting e standard contabili. Quando si imposta il sistema contabile, è necessario adattarlo per soddisfare i requisiti dei principi contabili della propria regione. L'anno contabile è generalmente un periodo di 12 mesi che coincide con l'anno solare.

A cosa serve la contabilità?

La contabilità è lo strumento perfetto per visualizzare la realtà finanziaria di un'azienda. Tra le altre cose, ci permette di

• Sapere se l'azienda è redditizia e mantenere un controllo finanziario continuo e aggiornato, sia dei profitti (quanto abbiamo e come lo abbiamo ottenuto) che delle perdite (quanto abbiamo speso e quanto).

• Redigere tutti i conti e conoscere le attività e le passività.

• Rispettare tutti i nostri obblighi e le tasse in tempo.

• Gestire meglio il flusso di cassa e le risorse che abbiamo.

• Stabilire un prezzo adeguato in base ai costi.

• Analizzare gli eventi passati, valutare il presente e pianificare il futuro.

Metodi contabili

Un metodo di contabilità è un processo formale in cui la contabilità viene seguita dal momento in cui vengono raccolte le informazioni fino alla pubblicazione del bilancio. Queste informazioni sono rilevanti per tutti gli stakeholder, quindi il metodo deve essere solido.

Tutte le azioni finanziarie devono essere registrate e ben documentate. Dovete scegliere il metodo di registrazione più adatto alla realtà contabile della vostra azienda e alle normative del vostro Paese (che a volte richiedono un metodo o un altro).

Esistono due modi o metodi fondamentali di contabilizzazione:

• Per cassa (o incassato): Le entrate vengono registrate esattamente quando si ricevono i contanti/assegni, non quando si effettua la vendita. Le spese vengono registrate quando vengono pagate, non necessariamente quando si acquista il bene o il servizio. Il denaro viene registrato nel giorno in cui entra ed esce dal conto, indipendentemente da qualsiasi accordo tra le parti.
• In base al principio di competenza: si registrano i ricavi quando sono percepiti, ovvero quando si stipula un accordo con il cliente e si effettua la vendita. Le spese quando si effettua un acquisto. Non importa se, ad esempio, il denaro verrà riscosso tra 1 o 2 mesi o se si è ricevuto o consegnato un anticipo. La data di registrazione è quando viene effettuata la vendita o l'acquisto e non necessariamente quando si riceve o si spende il denaro.

Il metodo per cassa è semplice e diretto, ma non rappresenta la realtà di cassa della maggior parte delle aziende. Le transazioni in base al credito sono transazioni normali e quotidiane, ma questo metodo non registra i debiti e i crediti. Non è adatto nemmeno per tracciare le scorte, pagare il personale o registrare gli ammortamenti. Solo le piccole imprese che non gestiscono merci potrebbero trovare questo metodo utile nel lungo periodo.

È necessario scegliere il metodo più adatto alla redditività prevista. Quello che vi permette di determinare le imposte e di tenere traccia delle transazioni. Sarà il vostro modo di interpretare il mondo degli affari. In caso di dubbio, è bene consultare uno specialista per verificare quale sia l'opzione migliore per il vostro tipo di attività e per le normative vigenti.

Sistema contabile

Dopo aver scelto un metodo, dobbiamo decidere il sistema da utilizzare per registrare le operazioni delle diverse attività in modo rapido ed efficiente. Le informazioni presentate devono essere organizzate, leggibili, utili e verificabili. Va bene qualsiasi supporto, manuale o digitale, purché valorizzi le informazioni finanziarie.

È possibile esternalizzare la contabilità, ma si tratta di un'opzione costosa. Probabilmente dovrete iniziare a gestire il vostro sistema e quindi è importante che vi prepariate a capire cosa farete. Una volta compresi i numeri e le basi