Affitto di un ufficio

Un'altra possibilità per la vostra start-up potrebbe essere quella di affittare uno spazio proprio, sia esso un negozio o un ufficio. Questo dipende dalla vostra attività e dal vostro piano a lungo termine. Se il vostro obiettivo principale è il coaching ai clienti, che si tratti di life, health o business coaching, probabilmente è necessario solo uno spazio progettato per gli incontri faccia a faccia con i clienti.

In questo caso, potrebbe essere sufficiente un piccolo ufficio con una scrivania, alcuni schedari, un paio di sedie e un arredamento adeguato. Tuttavia, se il vostro obiettivo è la salute e la nutrizione e intendete produrre e vendere alimenti speciali o aprire una palestra o uno studio di danza, probabilmente avrete bisogno di qualcosa di più di un ufficio tradizionale. È fondamentale considerare attentamente le esigenze della vostra attività e pianificare in anticipo la ricerca di uno spazio in affitto.

Esempio: come sempre, preferisco fare un esempio pratico per capire meglio i diversi aspetti dell'affitto di un ufficio:

• Un gruppo di imprenditori, tutti eccezionali insegnanti di yoga, intendeva aprire un proprio studio di hot yoga. Hanno deciso che era il momento giusto e hanno trovato un locale commerciale in una piazza vicino a casa loro.
• La loro attività di hot yoga è diventata popolare, ma i proprietari hanno dovuto apportare alcune modifiche significative allo spazio affittato, come il cambio dei pavimenti, la costruzione di pareti per separare le stanze, l'installazione di docce e di un sistema di riscaldamento e ventilazione aggiuntivo.
• Tuttavia, il proprietario dell'edificio ha deciso di aumentare l'affitto e gli imprenditori hanno dovuto adattarsi per mantenere gli stessi livelli di profitto, creando una sala aggiuntiva con programmi variegati per attirare nuovi clienti. Quando si cerca uno spazio da affittare, è importante considerare il budget e le esigenze dell'azienda; se si è bravi a negoziare, si può ottenere più di quanto offerto dal proprietario nel contratto iniziale.
• Nonostante la preparazione, per continuare a generare profitti, hanno dovuto apportare alcune modifiche e costruire una terza sala di allenamento più piccola, dove offrire programmi diversi per generare più varietà e attirare nuovi clienti che potrebbero non essere interessati all'hot yoga, ma che apprezzerebbero i nuovi corsi di fitness.

Cose da considerare quando si affitta un ufficio

Uno dei punti chiave nella ricerca di un ufficio da affittare è la valutazione delle caratteristiche fisiche necessarie per l'attività. Ma prima ancora, la cosa più importante per trovare il giusto spazio commerciale è determinare in anticipo il budget e ciò che ci si può permettere nell'ambito della già citata pianificazione aziendale.

La chiave è definire con precisione quanto ci si può permettere di spendere ogni mese per l'affitto di tale spazio e attenersi rigorosamente a tale importo. Anche cercando di ridurlo, se possibile. È importante tenere a mente una cifra chiara mentre si determinano le caratteristiche fisiche necessarie per l'attività.

In qualità di imprenditori, dovete costantemente cercare immobili a prezzi accessibili da acquistare, ristrutturare e affittare o vendere rapidamente, con l'obiettivo di ottenere un profitto. Tuttavia, in questo caso particolare, dovete svestire i panni del proprietario e mettervi nei panni del cliente, l'imprenditore, alla ricerca del giusto spazio commerciale. Va detto che un buon negoziatore può ottenere dal locatore molto di più di quanto dichiarato nel contratto iniziale, perché i locatori sono spesso poco flessibili nelle loro offerte.

La capacità di negoziare bene può permettervi di ottenere un buon spazio per uffici, che spesso è facile da ottenere. Tuttavia, se sono richieste caratteristiche specifiche, come la cucina o una sala da ballo, è importante prestare attenzione alle specifiche del locale. Ad esempio, se si desidera uno studio di hot yoga, è importante considerare la posizione.

Tuttavia, per chi non ha conoscenze o esperienza nel campo dell'edilizia, questo potrebbe essere un grosso problema, in quanto qualsiasi modifica allo spazio avrebbe un costo. Quindi, è importante essere un ottimo negoziatore per ottenere le modifiche necessarie dal proprietario o avere le risorse per una ristrutturazione completa.

Il mio consiglio è quello di cercare un locale che abbia già le caratteristiche principali di cui avete bisogno. Se avete intenzione di cucinare, la cucina di casa vostra potrebbe non essere abbastanza grande per farlo. Per questo motivo potreste prendere in considerazione l'idea di affittare uno spazio cucina da qualche parte.

Invece di affittare semplicemente uno spazio vuoto e acquistare tutte le attrezzature e le caratteristiche necessarie per la vostra cucina, vi suggerisco di cercare uno spazio commerciale che abbia già una cucina funzionale. Questo tipo di attività, soprattutto quando si tratta di cibo, è costosa e bisogna essere consapevoli delle normative locali in materia di spazi commerciali. Ad esempio, se si intende cuocere il pane, le normative locali potrebbero richiedere un certo numero di bocchette e un tetto resistente al fuoco. Pertanto, è importante fare ricerche prima di cercare uno spazio commerciale.

Inoltre, dovete considerare i vostri obiettivi a lungo termine e pianificare la vostra attività nel modo più specifico possibile. Ad esempio, se oggi iniziate la vostra attività come personal trainer e lavorate esclusivamente online, entro un anno pensate di avere almeno un centinaio di clienti faccia a faccia, e tra due anni pensate di espandere l'attività e avere uno studio con diversi corsi di fitness e valutazioni fisiche o emotive.

Se avete intenzione di registrare le vostre lezioni pre-registrate per le vostre piattaforme online, dovete tenere presente che l'affitto di uno spazio commerciale vi impegna in un contratto di locazione a lungo termine. È importante pianificare in anticipo e trovare una sede che vi piaccia e vi faccia sentire a vostro agio, perché questo vi aiuterà nella fase di pianificazione e nel lungo periodo.

È più economico e strategico pianificare tutto fin dall'inizio e adattarsi in base al successo futuro, piuttosto che doversi trasferire in un'altra sede due anni dopo perché si è superato lo spazio iniziale.

Il mio consiglio è di cercare, se possibile, di far crescere l'attività nella stessa sede piuttosto che trasferirsi. Se avete creato un piano aziendale che prevede una rapida crescita, è meglio cercare uno spazio che consenta questa possibilità di crescita. È più facile ed economico espandere l'attività dove si trova, anche occupando i locali accanto, piuttosto che spostare l'intera attività altrove.

Caratteristiche generali richieste a tutti gli uffici

Ho stilato un elenco di alcune caratteristiche generali richieste per la maggior parte dei locali commerciali, indipendentemente dalla loro attività. Sebbene queste caratteristiche siano generali, sono diverse da quelle specifiche necessarie per il vostro tipo di attività, come ad esempio una cucina per la panificazione o degli specchi alle pareti per uno studio di yoga.

Quando si sceglie uno spazio per la propria attività, è importante assicurarsi di disporre di buoni circuiti elettrici. Un buon sistema di ventilazione e di scarico per far uscire l'aria tossica. Un sistema di riscaldamento e raffreddamento.

Un buon sistema di sicurezza, che comprenda il rinforzo di porte e finestre. Una buona connessione Wi-Fi. Inoltre, il parcheggio è un elemento chiave per molte aziende, poiché un gran numero di clienti arriva in auto, quindi è importante assicurarsi di avere abbastanza posti auto. Il parcheggio può essere un fattore decisivo per molte aziende.

Decidere il tipo di spazio necessario

Una volta determinate le caratteristiche fisiche necessarie per il vostro spazio di vendita al dettaglio, il passo successivo è quello di scegliere la posizione giusta. Se la vostra attività si basa sull'assistenza virtuale ai clienti attraverso piattaforme come Skype o Zoom e il vostro marketing è principalmente online, la sede può essere meno importante, purché soddisfi le vostre esigenze di base in termini di sicurezza e costi. Se invece preferite non lavorare da casa o avere un ufficio virtuale, la sede sarà fondamentale per la vostra attività.

L'ubicazione è un fattore cruciale da considerare se intendete svolgere lezioni frontali, valutazioni, corsi di cucina o consulenze. È importante conoscere i vostri clienti target e capire le loro abitudini per anticipare il traffico e collocare la vostra attività in un luogo adatto. Al termine di questo corso, dovreste essere completamente preparati ad avviare l'attività e a prendere in considerazione tutti gli aspetti necessari, tra cui l'importanza di conoscere il cliente target e di scegliere una location adatta.

È importante considerare il cliente target quando si sceglie la sede di un'attività perché, conoscendo il cliente target, è possibile anticipare il traffico e prendere decisioni informate sulla sede dell'attività. Questo perché le abitudini e le preferenze dei clienti target possono influenzare la scelta di una sede: ad esempio, se un'azienda si dedica alla vendita online di componenti per computer, non è necessario stabilire uffici in un luogo fisico specifico.

Tuttavia, se l'attività si concentra su servizi faccia a faccia, come sessioni di coaching o di terapia, la sede può essere fondamentale per attirare i clienti giusti e fornire un ambiente adatto ai servizi. È importante scegliere una sede sicura e tranquilla, soprattutto in una strada piccola e pittoresca senza molto traffico, per garantire un'atmosfera rilassata e serena.

Se si tratta di uno studio o di una palestra, è importante considerare la possibilità di scegliere una posizione vicina a una stazione dei trasporti pubblici, per avere maggiore visibilità sulle arterie commerciali ed essere accessibili ai potenziali clienti, o vicino a un edificio per uffici per attirare i clienti della zona. In sintesi, la scelta della sede perfetta per qualsiasi attività commerciale è una questione molto personalizzata e dipende dalle esigenze e dalle preferenze dei clienti target.

Tuttavia, prima di affittare un locale commerciale è sempre necessario valutare attentamente la posizione. È importante considerare aspetti quali:

• La sicurezza del quartiere.

• La comodità e l'accessibilità del luogo.

• La disponibilità di parcheggio.

• Le condizioni dell'edificio stesso.

Fasi dell'affitto dell'ufficio

Una volta trovati i locali adatti nella posizione desiderata, è importante contattare il proprietario dei locali, direttamente o tramite un agente commerciale. Tuttavia, è importante tenere presente che gli agenti commerciali applicano delle commissioni, che influenzano la negoziazione del prezzo.

Negoziazione del prezzo

Il passo successivo è quello di negoziare il prezzo di affitto e i termini del contratto con il proprietario. È importante essere pronti a discutere il prezzo al metro quadro in termini annuali. E calcolare il prezzo mensile moltiplicando il prezzo al metro quadro per la metratura dello spazio e dividendo il risultato per 12 mesi.

È importante prendere in considerazione alcuni fattori importanti quando si cerca uno spazio commerciale da affittare. Uno di questi è il prezzo di affitto, che di solito è espresso in dollari per piede quadrato.

Facendo l'esempio di uno spazio commerciale di 1.000 piedi quadrati che costa 14 dollari al piede quadrato, si può calcolare che l'affitto mensile sarebbe di circa 1.166 dollari. È possibile negoziare con il proprietario, offrendo di effettuare pagamenti in blocco o negoziando la durata del contratto di locazione.

Spesso i proprietari accettano contratti di locazione triennali che specificano gli aumenti di affitto consentiti ogni anno, in base all'inflazione e ad altri fattori economici.

Negoziare le altre caratteristiche dell'attività

Oltre a negoziare il prezzo, è consigliabile negoziare anche le caratteristiche dell'edificio dal punto di vista dell'imprenditore, come ad esempio le insegne che possono essere installate, il numero di prese e circuiti disponibili e la possibilità di apportare miglioramenti all'edificio.

L'obiettivo della negoziazione del contratto di locazione è quello di assicurarsi che il contratto copra dettagli importanti per il funzionamento della vostra attività, come la possibilità di apporre insegne pubblicitarie, il numero di prese elettriche e di circuiti inclusi nello spazio affittato.

Con un'adeguata capacità di negoziazione, è possibile convincere il locatore ad apportare alcuni miglioramenti allo spazio affittato, come la costruzione di pareti divisorie per creare spazi diversi all'interno dei locali, o l'aggiornamento dell'impianto elettrico o idraulico, se questi presentano problemi dovuti