Passaggi per gestire con successo le conversazioni

Trascrizione Passaggi per gestire con successo le conversazioni difficili

La preparazione preliminare: la chiave per il controllo

Le conversazioni difficili sono inevitabili in qualsiasi ambiente professionale e personale, ma gestirle adeguatamente è fondamentale per mantenere relazioni sane e comunicare con successo.

Il primo e più importante passo è la preparazione. Prima di iniziare la conversazione, devi avere chiaro cosa vuoi dire, come vuoi dirlo e, soprattutto, devi gestire le tue emozioni per affrontare l'argomento con calma.

Invece di ricorrere a generalizzazioni vaghe e accusatorie come "Le tue prestazioni sono scarse", è infinitamente più costruttivo preparare esempi specifici e oggettivi.

Un approccio molto più professionale sarebbe: "Ho notato che negli ultimi due progetti le scadenze non sono state rispettate e il tasso di errore è aumentato del 20%. Potremmo analizzare insieme le cause?".

Questo metodo si concentra sui fatti e apre la porta a una soluzione collaborativa, non a un confronto.

L'ascolto empatico: comprendere il punto di vista dell'altro

Uno dei motivi principali per cui le conversazioni difficili falliscono è perché l'altra persona si mette sulla difensiva.

Per evitare che ciò accada, è fondamentale entrare in empatia e praticare l'ascolto attivo, facendo uno sforzo sincero per comprendere il suo punto di vista prima di esporre il proprio.

Ad esempio, se un cliente è insoddisfatto di un prodotto, una risposta che lo incolpa, come "Ha usato il prodotto in modo errato", non farà che aggravare la situazione. Al contrario, una risposta empatica e collaborativa come "Capisco la sua frustrazione.

Lavoriamo insieme per trovare la soluzione migliore per lei" disarma l'ostilità e crea un clima di cooperazione.

Comunicazione assertiva: l'uso dei "messaggi io"

Il modo in cui formuli le tue frasi può cambiare drasticamente la dinamica della conversazione.

Invece di utilizzare "messaggi tu", che suonano come un'accusa, è molto più efficace utilizzare "messaggi io" per esprimere i propri sentimenti senza incolpare l'altro.

Immagina che un collega arrivi costantemente in ritardo alle riunioni. Un "messaggio tu" sarebbe: "Arrivi sempre in ritardo e fai perdere tempo a tutti".

Al contrario, un "messaggio Io" si concentrerebbe sull'impatto che il suo comportamento ha su di te: "Quando le riunioni iniziano in ritardo, faccio fatica a concentrarmi e sento che la nostra efficienza come squadra ne risente". Questo approccio comunica il problema senza attaccare la persona.

L'approccio orientato alle soluzioni: dal problema all'azione

Una conversazione difficile non dovrebbe limitarsi a esporre un problema; il suo vero scopo è trovare una soluzione.

Pertanto, è fondamentale mantenere un approccio orientato alla soluzione, suggerendo possibili strade e, cosa molto importante, coinvolgendo l'altra persona nella ricerca di tale soluzione.

Ad esempio, se la tua richiesta di aumento di stipendio viene respinta, una reazione puramente emotiva come "È ingiusto!" non ti porterà da nessuna parte.

Una risposta molto più strategica sarebbe quella di presentare i tuoi risultati in modo oggettivo e proporre una rivalutazione: "Considerando che negli ultimi sei mesi sono riuscito ad aumentare la produttività del team del 30%, potremmo riconsiderare un adeguamento salariale?".