Fasi chiave di un processo di negoziazione

Trascrizione Fasi chiave di un processo di negoziazione

La preparazione: il lavoro preliminare alla negoziazione

Il successo di una negoziazione si basa su una preparazione approfondita, una fase spesso sottovalutata ma assolutamente cruciale.

Prima di sedersi al tavolo delle trattative, è indispensabile effettuare un'analisi approfondita della situazione, il che implica elaborare una diagnosi sia della nostra posizione che di quella del nostro avversario, valutando i suoi interessi, il suo potere e, soprattutto, le informazioni di cui dispone.

Successivamente, dobbiamo fissare obiettivi chiari, stabilendo un intervallo tra i risultati minimi accettabili e quelli massimi desiderabili, il che ci darà flessibilità di manovra.

È inoltre fondamentale definire le variabili su cui si negozierà (prezzo, termini, ecc.) e preparare argomenti solidi da utilizzare per difendere la nostra posizione su ciascuna di esse.

Infine, la preparazione include l'organizzazione logistica dell'incontro: stabilire un ordine del giorno, definire i tempi e decidere il luogo dell'incontro, poiché non è la stessa cosa giocare "in casa", in campo avversario o in territorio neutrale.

L'inizio: creare il clima e sondare il terreno

La prima fase della negoziazione vera e propria, che occupa circa il 5% del tempo totale, si concentra sulla creazione di un clima adeguato che faciliti il dialogo.

A tal fine, è consigliabile iniziare parlando di argomenti neutri per "rompere il ghiaccio" prima di entrare nel vivo della questione.

Un dettaglio psicologico importante è quello di non sedersi subito al tavolo, poiché l'atto di sedersi invia il messaggio non verbale che la negoziazione sta per iniziare; è meglio farlo una volta creata quell'atmosfera iniziale di cordialità.

In questa fase si stabiliscono anche le regole del gioco, rivedendo l'ordine del giorno e i tempi previsti.

Infine, è il momento di sondare l'altra parte, presentando in modo generale i nostri interessi, sondando i loro e mostrando la nostra posizione di partenza, idealmente iniziando con l'evidenziare i punti in comune per costruire una base di accordo.

Le proposte: lo scambio delle posizioni iniziali

In questa fase, ciascuna parte formula le proprie proposte e vengono manifestate le posizioni iniziali. È il momento di mettere in atto flessibilità e creatività.

Quando formuliamo le nostre proposte, dobbiamo farlo in modo ragionato e tranquillo, utilizzando un linguaggio del corpo che trasmetta apertura e sincerità, come tenere le mani visibili.

È fondamentale lasciarsi sempre un margine di manovra, poiché è molto probabile che la nostra prima offerta venga rifiutata.

Quando riceviamo le proposte dell'avversario, la chiave è ascoltare attentamente e non sentirsi obbligati a controbattere immediatamente.

Prenditi il tempo necessario per analizzarla, fai domande per chiarirla e mostra sempre una certa riserva, poiché quasi mai la prima offerta è la migliore.

Le concessioni: il cuore della negoziazione

Questa è la fase più importante, quella che rappresenta l'essenza stessa della negoziazione: l'adeguamento delle posizioni attraverso uno scambio di concessioni.

Qui, la regola d'oro è non fare mai una concessione gratuitamente; deve sempre essere in cambio di qualcosa o per sbloccare una situazione di stallo.

Una tattica intelligente è quella di cedere su ciò che ha poco valore per te ma molto per il tuo avversario, in modo da ottenere in cambio qualcosa di grande valore per te.

È fondamentale chiarire che stai facendo una concessione affinché l'altra parte si senta incline a ricambiare.

Tuttavia, non sei obbligato a fare una concessione ogni volta che l'altra parte ne fa una; il valore di ciò che concedi è più importante del numero di concessioni.

La negoziazione deve essere sempre vista come un gioco globale, non come una serie di concessioni isolate.