RELAZIONI ANNUALI E TRASPARENZA

METRICHE CHIAVE DA RIFERIRE ALLE AUTORITÀ

La legge richiede che il Comitato Interno rediga una relazione annuale per ogni anno solare. Questo documento è uno strumento di rendicontazione che deve essere inviato al datore di lavoro e al funzionario distrettuale (autorità governativa).

Il rapporto non deve contenere nomi o dettagli identificabili, ma dati statistici precisi: numero di reclami ricevuti nell'anno, numero di reclami risolti (disponibili), numero di casi pendenti da più di 90 giorni, numero di seminari di sensibilizzazione svolti e natura delle azioni intraprese dal datore di lavoro.

Se la statistica e infermiera Florence Nightingale presiedesse il comitato, la sua relazione annuale sarebbe un modello di precisione.

Essa descriverebbe in dettaglio: "Quest'anno abbiamo ricevuto 5 reclami; 4 sono stati risolti e 1 è ancora in fase di indagine. Abbiamo realizzato 12 seminari di formazione".

Questi dati consentono al governo di monitorare il rispetto della legge senza violare la privacy delle persone coinvolte.

La mancata presentazione di questa relazione costituisce una violazione che può comportare sanzioni pecuniarie.

INCLUSIONE DEI DATI NELLA RELAZIONE ANNUALE DELLA SOCIETÀ

La trasparenza aziendale è salita al livello del consiglio di amministrazione. Recenti normative (come l'emendamento alle norme societarie del 2014 citato nel testo) obbligano le organizzazioni private a includere una dichiarazione nella loro relazione del consiglio di amministrazione (Board Report) che confermi la costituzione del Comitato Interno in conformità con la legge.

Inoltre, è spesso richiesto di riportare i casi di molestie nella relazione finanziaria annuale o di sostenibilità, dimostrando agli azionisti che l'azienda gestisce adeguatamente i propri rischi sociali e legali.

Immaginiamo che il magnate Henry Ford presenti il bilancio annuale della società ai suoi investitori.

Oltre ai dati sulla produzione di automobili, la legge lo obbliga a includere una sezione dedicata alla "Conformità normativa" in cui dichiara: "La Ford Motor Company certifica di aver costituito il Comitato per i reclami in conformità con la legge e di aver risolto 3 casi di molestie nel corso dell'anno fiscale".

Nascondere queste informazioni costituisce una violazione delle norme aziendali che può invalidare la relazione annuale presentata al registro delle imprese.

UTILIZZO DELLE STATISTICHE PER MIGLIORARE LE STRATEGIE PREVENTIVE

Al di là della conformità burocratica, la raccolta di dati serve per l'intelligence strategica.

Analizzare le tendenze nei rapporti (ad esempio, se un reparto specifico accumula la maggior parte dei reclami) consente alla direzione di adottare misure correttive mirate.

Gli organismi di regolamentazione (come l'UGC per le università) utilizzano questi dati per valutare lo stato di salute dell'ambiente lavorativo nazionale.

Se lo stratega Sun Tzu analizzasse i rapporti annuali del suo esercito e notasse un aumento dei reclami nella divisione degli arcieri, non ignorerebbe il dato.

Utilizzerebbe tali informazi