CONSERVAZIONE DEI REGISTRI E RISERVATEZZA

PROTOCOLLI PER L'ARCHIVIAZIONE SICURA DEI FASCICOLI DI INDAGINE

La gestione della documentazione in un'indagine su molestie sessuali richiede un livello di sicurezza paragonabile a quello dei segreti di Stato.

La legge vieta severamente la diffusione dei contenuti della denuncia, dell'identità e degli indirizzi delle parti (vittima, accusato, testimoni) e dei dettagli dell'indagine o della conciliazione.

Tutti i documenti cartacei devono essere conservati sotto chiave in archivi sicuri, mentre quelli digitali devono essere crittografati con accesso limitato esclusivamente ai membri del Comitato Interno (IC) o al responsabile delle risorse umane designato.

Immaginiamo che il Primo Ministro Winston Churchill gestisca i fascicoli relativi alle molestie all'interno del suo gabinetto di guerra.

Questi documenti non possono essere lasciati su una scrivania dove qualsiasi segretario può leggerli. Devono essere trattati come informazioni "Top Secret".

Se Churchill permettesse che un fascicolo rimanesse aperto in una sala comune, violerebbe l'obbligo legale di custodia.

Inoltre, è prassi standard che tutti i membri del comitato firmino accordi di non divulgazione (NDA) prima di accedere a qualsiasi prova, garantendo che le informazioni sensibili non escano dalla sala di deliberazione.

LIMITI DELLA RISERVATEZZA E OBBLIGHI DI SEGNALAZIONE

Sebbene la riservatezza sia la regola d'oro, essa non è assoluta in senso operativo.

L'identità del denunciante deve essere rivelata all'imputato ("convenuto") affinché questi possa esercitare il proprio diritto alla difesa; non sono ammessi processi anonimi in stile inquisitorio.

Tuttavia, queste informazioni vengono condivise secondo il rigoroso principio della "necessità di sapere".

Ciò che è vietato è la divulgazione al pubblico, alla stampa o ad altri dipendenti estranei al processo.

Nello specifico, la legge (come la legge POSH) esclude questi casi dall'ambito di applicazione delle leggi sulla trasparenza pubblica (come il Right to Information Act), tutelando la privacy rispetto all'interesse pubblico generale.

Se l'inventore Nikola Tesla fosse accusato di molestie, avrebbe il diritto di sapere chi lo accusa per potersi difendere.

Ma il comitato non potrebbe pubblicare un bollettino aziendale dicendo: "Tesla è indagato per la denuncia della signorina X".

Se un giornalista chiedesse informazioni sul caso, l'azienda avrebbe l'obbligo legale di negare le informazioni per proteggere la dignità di tutti.

Anche se si ottiene giustizia, la pubblicazione del risultato non deve consentire l'identificazione della vittima.

PROTEZIONE DEI DATI E PRIVACY NELLA GESTIONE DELLE DENUNCE

La violazione della riservatezza è un reato grave che comporta sanzioni specifiche.

Se una persona incaricata di gestire la denuncia (membro del comitato, testimone o personale delle risorse umane) divulga informazioni, sarà sanzionata secondo le regole di servizio o con una multa economica prevista dalla legge (ad esempio 5.000 rupie nel quadro di riferimento).

L'obiettivo è quello di creare un ambiente di fiducia in cui la vittima sappia che la segnalazione non la renderà oggetto di pettegolezzi in ufficio. Supponiamo che la spia Mata Hari testimoni in un'indagine interna.

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