Pianificazione della prima sessione [I)

Il coaching inizia con il primo incontro tra il cliente e il coach. È qui che si costruisce il rapporto tra i due, che si gettano le basi della fiducia reciproca e che inizia il lavoro del coach. L'incontro definisce lo scenario, affronta i dettagli pratici del funzionamento del coaching, esplora la situazione attuale del cliente e stabilisce il tono del lavoro futuro.

Questo primo incontro si articola nelle seguenti fasi:

• gettare le basi della fiducia reciproca

• Raccolta e valutazione di informazioni sul cliente.

• Scoprire le aspettative del cliente.

• Determinazione delle preoccupazioni del cliente.

• Pianificare una partnership di coaching.

• Rendere entrambe le parti responsabili del programma.

• Affrontare il problema più immediato.

Gettare le basi della fiducia reciproca

Sintonia significa rispetto e influenza reciproci. C'è solo una possibilità di fare una prima impressione, ma la sintonia può essere stabilita in qualsiasi momento e deriva dal tentativo di capire l'altro alle sue condizioni, di vedere il mondo dal suo punto di vista, di immaginare di essere nei suoi panni. Non è amicizia, ma disponibilità ad aprirsi. Non significa essere d'accordo, si può essere totalmente in disaccordo ed essere in sintonia con l'altro.

Non è una qualità esclusiva, ci sono vari gradi di sintonia e, se mantenuta nel tempo, porta alla fiducia. Se non si fa nulla per interferire con essa, si può instaurare a molti livelli. La sintonia è naturale.

Rispetto dei valori e delle credenze:

• È importante rispettare le convinzioni e i valori del coachee, non necessariamente condividendoli, ma cercando di vedere le cose dal suo punto di vista e intraprendendo l'azione di coaching con curiosità e disponibilità a modificare tale prospettiva. Altrimenti, si finirebbe per fare coaching solo a persone simili in termini di valori e credenze e/o per cercare di renderle ancora più simili a noi.

• Potete essere o meno d'accordo con ciò che il cliente ha fatto, ma questo non vi impedisce di accettare e rispettare ciò che ha fatto in base alle sue circostanze. Se non si riesce a rispettare le convinzioni e i valori del coachee, è preferibile non prenderlo. Anche il coach ha il diritto di avere e rispettare i propri confini.

Comportamento corrispondente:

• I video di persone in buona relazione dimostrano l'esistenza di una sorta di danza nel linguaggio del corpo. Una persona fa un gesto e pochi secondi dopo l'altra fa un gesto simile. Entrambi tendono a muoversi allo stesso ritmo e alla stessa velocità. Il loro linguaggio del corpo diventa uguale. William Condon ha chiamato questo fenomeno Microritmi culturali.

• Lo stesso vale per il tono di voce. Chi ha una buona relazione tende a parlare alla stessa velocità e allo stesso volume, anche per quanto riguarda il periodo di latenza. Anche quando hanno un rapporto molto intimo possono respirare all'unisono.

• Questa è sintonia nell'aspetto comportamentale. Deve nascere da un desiderio sincero di entrare nello schema del mondo dell'altro e di capirlo. Allora diventa facile, potente e naturale.

• Bisogna prestare attenzione al comportamento del cliente. Se è in piedi, state in piedi, muovetevi con lo stesso ritmo, eguagliate il suo grado di contatto visivo. Cercate di avere lo stesso tono e volume di voce, identificate la quantità di spazio di cui avete bisogno.

• In questo modo il cliente capirà inconsciamente che state sinceramente cercando di entrare nel suo mondo e inizierà a sentirsi a suo agio.

• Corrispondere non significa imitare, non si tratta di copiare minuziosamente i movimenti del cliente, perché in questo caso l'effetto sarebbe opposto a quello desiderato. Il cliente inizierà a sentirsi a disagio.

• Quando si è in disaccordo con il cliente, è bene assicurarsi di corrispondere ai suoi movimenti e al suo tono di voce: questi gesti e anche la voce indicheranno al cliente che lo rispettate e lo capite.

Nel primo incontro, iniziate a farli coincidere:

• Postura generale.

• Velocità di movimento.

• Contatto visivo.

• Velocità del discorso.

• Volume della voce.

Se vedete che la sessione non sta andando bene, concentratevi meno su ciò che dite e più sulla corrispondenza tra corpo e voce.

Corrispondenza con le parole:

• Le parole delle persone riflettono i loro pensieri e questi, a loro volta, riflettono la loro realtà. È quindi necessario prendere nota delle parole o frasi importanti che il coachee usa per i suoi valori e del modo in cui li sottolinea. L'uso delle stesse parole da parte del coach fa sì che il cliente percepisca che si presta attenzione a ciò che sente e a cui tiene. Questo si chiama backtracking o ricapitolazione.

• La parafrasi non dimostra la comprensione, poiché il coach usa le proprie parole e riflette la propria realtà, anche se a volte assomiglia a quella del cliente.

• Con la ricapitolazione, invece, si riformulano con parole proprie i punti chiave per il cliente e si possono anche seguire i suoi gesti.

La ricapitolazione è utile in tutte le fasi del coaching, se lo si desidera:

• Verificare che voi e il vostro cliente siate d'accordo.

• Costruire e dimostrare il rapporto con il cliente, dimostrando che lo state ascoltando davvero.

• Evitare malintesi.

• Chiarire i valori del cliente.

Il richiamo è semplice ed efficace. Ma, come nel caso del linguaggio del corpo, siate rispettosi e fate corrispondere solo ciò che è importante, altrimenti il cliente penserà: "Perché il coach ripete ciò che dico?

Corrispondere al pensiero:

• Il pensiero è qualcosa di diverso per ogni persona. Nella nostra mente sentiamo, vediamo e sentiamo esattamente come nel mondo esterno con i nostri sensi (vista, udito, sensazioni, olfatto e gusto), cioè ri-esperiamo il mondo attraverso di essi. I sensi utilizzati internamente sono chiamati sistemi rappresentazionali.

• Il sistema rappresentazionale è solitamente legato a un canale sensoriale particolarmente privilegiato o sviluppato. Per tutto questo, dobbiamo prestare attenzione alle parole che il cliente usa, perché le parole vestono i nostri pensieri, rivelano le nostre origini mentali.

• Ad esempio, quando un cliente dice "Ho capito cosa vuoi dire", sta costruendo un'immagine visiva. Se dice "Vediamo come suona questa idea", sta pensando in termini di suoni o parole e se dice "non riesce a prendere il controllo della sua vita", sta pensando attraverso il sistema cinestetico di rappresentazione.

• Ogni sistema ha il proprio linguaggio di idiomi basati sui sensi. Il movimento oculare può essere un modo per percepire come il cliente pensa, anche se non si sa cosa pensa. Per esempio, se qualcuno pensa con il suo sistema cinestetico, tenderà a guardare in basso e alla sua destra. Se sta parlando da solo, gli occhi si spostano in basso a sinistra, se sta visualizzando si spostano in alto senza mettere a fuoco.

Il buon allenatore deve quindi sviluppare tre abilità:

• Prestare attenzione alle parole e alla descrizione. Il concetto è scivoloso perché siamo abituati a interpretare ciò che ci viene detto, non come ci viene detto.

• Creare un collegamento tra le parole usate dal cliente e il sistema di rappresentazione che utilizza.

• Rispondete con parole dello stesso sistema di rappresentazione. Le parole esatte sono importanti. Quando è così, il cliente percepisce inconsciamente di avervi capito a un livello profondo.

Ambiente piacevole:

• La sintonizzazione è più facile in un ambiente piacevole, è auspicabile avere una stanza accogliente. Assicuratevi che telefonate, e-mail o visitatori non vi disturbino.

• Spegnete il cellulare. Il cliente deve sentire che lo spazio è suo quanto suo. Sarete giudicati per ciò che indossate e per il vostro aspetto. Può sembrare superficiale, ma è così che accade, quindi vale la pena prestare attenzione a questo aspetto.

Acquisire fiducia: la fiducia richiede tempo. Per questo è necessario dimostrare alcune qualità fin dalla prima seduta:

• Essere autentici.

• Essere sinceri.

• Essere competenti.

• Essere onesti.

• Essere coerente.

• Essere presenti.

Raccogliere e valutare le informazioni sul cliente

Informazioni iniziali: già al primo contatto, se non prima, è necessario ottenere informazioni di base sul cliente, ed è consigliabile avere anche un questionario stampato:

• Nome.

• Indirizzo.

• Numero di telefono fisso.

• Numero di telefono cellulare.

• Numero di fax.

• Indirizzo e-mail.

• Sito web.

Se il cliente è un dipendente, è necessario conoscere anche:

• Nome e indirizzo dell'azienda.

• Numero di telefono.

• Numero di fax.

• Indirizzo e-mail.

• Sito web.

Il cliente:

• Ecco alcune questioni chiave di cui parlare con il cliente. Le aree su cui vi concentrerete dipenderanno dal tipo di coaching che farete con il cliente, nonché dalla questione più urgente per lui.

• Passiamo poi a considerare alcuni temi che difficilmente affronterete direttamente con il vostro cliente, ma che toccano aree che dovrete conoscere per svolgere correttamente il vostro coaching. Se è il caso, potete esplorarli nel corso del rapporto di coaching.

Carriera:

• Che cosa fa il cliente?

• Cosa pensa del suo lavoro?

• Qual è il suo interesse per il lavoro?

• Che cosa ha fatto per proteggere la sua carriera?

• Cosa sta facendo per svilupparla?

• Si sente bloccato?

• Ha dei rimpianti?

• Il suo lavoro le fornisce il reddito di cui ha bisogno?

Relazioni: La qualità delle relazioni riflette la qualità della vita e la felicità del cliente:

• Che tipo di relazioni ha il cliente?

• È sposato?

• Ha una famiglia?

• Ha molti amici intimi?

• Con chi si sente più vicino?

• Si sente felice delle sue relazioni?

Salute ed energia: le condizioni fisiche e il livello di energia sono importanti:

• Com'è la sua salute?

• Cosa fa per mantenersi in salute?

• È preoccupato per la sua salute?

• Si sente bene?

• Com'è il suo livello di energia?

Situazione finanziaria:

• Come si sente nei confronti del denaro?
• Siete soddisfatti di ciò che guadagnate?

• Avete dei risparmi per affron