Dare feedback in situazioni difficili

Affrontare queste conversazioni può essere impegnativo, perché spesso si tratta di affrontare argomenti scomodi. Tuttavia, imparare a fornire un feedback efficace nei momenti difficili è un'abilità che può fare la differenza nelle dinamiche di squadra e nello sviluppo individuale.

In quali situazioni è più difficile per voi fornire un feedback? Probabilmente quando prevedete che si tratterà di una conversazione scomoda. Anche con l'esperienza, è normale provare una certa apprensione in queste situazioni, che può portare a procrastinare e rendere difficile la comunicazione.

Quando si affronta questo problema, ci sono alcune strategie utili che possono essere applicate per aiutarvi a gestire la situazione senza perdere la vostra obiettività.

Una tecnica preziosa è quella di formulare il messaggio di feedback utilizzando frasi specifiche che aiutano a costruire il messaggio in modo obiettivo, dettagliato e chiaro. In questa tecnica è essenziale essere concreti e fornire sempre esempi chiari. È necessario essere specifici su ciò che deve essere cambiato, in modo che non ci siano dubbi.

Ecco alcune di queste affermazioni:

• Se/allora: questo tipo di costrutto permette di descrivere le ripercussioni delle azioni di una persona, il che è efficace per mostrare le conseguenze di una mancata risoluzione del problema. Per esempio: se non migliori il tuo modo di relazionarti e continui a creare situazioni di disagio con.... Non posso includerti in...; oppure se non mi spieghi cosa sta succedendo, non posso aiutarti.

• Questo funziona / questo non funziona: l'uso di queste o di altre espressioni simili, che indicano una preferenza o un contrasto, consente di ottenere un feedback equilibrato, evidenziando sia gli aspetti positivi che quelli negativi di una situazione. Questo aiuta a fornire un quadro completo e a evidenziare chiaramente le aree di miglioramento. Per esempio: penso che sia fantastico il modo in cui sfrutti al meglio il tuo tempo in ufficio e fai più cose. Questo le permette di fare rapidi progressi su diversi fronti. Tuttavia, mi preoccupa il fatto che le sfuggano dei dettagli e che la qualità del suo lavoro stia diminuendo. Propongo...

• Dichiarazioni di impatto comportamentale: queste dichiarazioni aiutano a farsi un'idea chiara dell'impatto che il vostro comportamento ha sull'organizzazione e sugli altri membri del team. Aiutano a capire le conseguenze delle loro azioni e perché è necessario apportare dei cambiamenti. Possono essere proposte in modo diretto, ad esempio: È importante che lei rispetti l'orario di lavoro e soprattutto che sia puntuale; nell'ultimo mese la situazione è peggiorata e questo non solo influisce sul suo rendimento, ma anche su quello del resto del suo team, che dipende dalla sua puntualità. Anche altri membri del gruppo hanno allentato il loro comportamento per questo motivo. Oppure utilizzate una prospettiva più personale se volete comunicare le emozioni in modo costruttivo. In questo caso, contestualizzate i vostri sentimenti in relazione alle azioni del dipendente. Ad esempio: quando ieri sei andato dal mio capo per comunicargli le tue preoccupazioni, mi sono arrabbiato perché non sapevo che la pensassi così. Ora lui pensa che io non sia consapevole delle preoccupazioni del mio team e che io debba....

• Compromesso/realtà: questa tecnica si basa su un accordo precedente. Se dopo essersi riconciliati e aver concordato di seguire una linea d'azione, la persona non riesce a rispettare la sua parte di impegno, sta venendo meno a un'aspettativa. In questa dichiarazione si utilizza ciò che è stato concordato rispetto all'evidenza di ciò che è effettivamente accaduto e alle conseguenze del mancato rispetto. Ad esempio: nel nostro ultimo incontro avevamo concordato che avresti consegnato il rapporto entro una settimana e non l'hai ancora consegnato o non mi hai informato dei motivi del ritardo, ora devo risolvere la situazione o distogliere un altro membro del team dai suoi compiti per farlo.

• Usare la prima persona: un altro modo è quello di usare "io" invece di "tu". Esprimete le vostre osservazioni e sensazioni usando affermazioni come: percepisco...; percepisco...; capisco...; o sento..... o Come la vedo io..... In questo modo si dà spazio all'altra persona per esprimere il suo punto di vista. Inoltre, per evitare di colpevolizzare l'altra persona, si può includere se stessi con costruzioni come. Quando mi interrompi mentre sto parlando, perdo il filo di ciò che stavo dicendo.

Ecco altre linee guida per dare un feedback in situazioni difficili:

• Scegliere il momento giusto: trovare un momento in cui entrambi siete rilassati e potete parlare senza distrazioni o pressioni di