Etichetta e buone pratiche nelle riunioni virtuali e nelle videoconferenze

La preparazione preliminare: le basi per una riunione di successo

Per garantire che una riunione virtuale sia professionale e produttiva, la preparazione è un passo imprescindibile.

Prima dell'inizio della riunione, è fondamentale verificare tutta la tecnologia coinvolta. Niente è più frustrante e dirompente di un guasto tecnico al momento dell'inizio.

Assicurati che la tua connessione Internet sia stabile e prova il microfono e la videocamera in anticipo per evitare problemi. Inoltre, è fondamentale preparare l'ambiente fisico.

Scegli un luogo tranquillo e assicurati che lo sfondo sia pulito e ordinato, poiché uno spazio disordinato può dare una cattiva impressione e distrarre gli altri partecipanti.

Se necessario, utilizza uno sfondo virtuale, ma assicurati che sia professionale.

Infine, vestiti in modo appropriato. Anche se sei a casa, il tuo aspetto rimane importante; evita abiti troppo informali o con fantasie appariscenti che potrebbero distrarre.

Un abbigliamento professionale, come una semplice camicia, proietterà un'immagine molto più seria e rispettosa.

Comportamento durante la riunione: professionalità sullo schermo

Una volta iniziata la riunione, il tuo comportamento determinerà la qualità dell'interazione. La puntualità è fondamentale: partecipa alla chiamata almeno cinque minuti prima dell'orario di inizio per dimostrare il tuo impegno.

Se arrivi in ritardo, fallo con discrezione e scusati brevemente, evitando scuse ricorrenti sui problemi di connessione. Una delle regole d'oro è quella di silenziare il microfono quando non stai parlando.

Questo è fondamentale per eliminare i rumori di fondo (come il ticchettio della tastiera, l'abbaiare di un cane o il traffico) che possono interrompere e distrarre gli altri partecipanti. Quando è il tuo turno, parla in modo chiaro e a un ritmo moderato.

Inoltre, è altamente raccomandabile tenere la videocamera accesa, poiché favorisce una maggiore connessione e coinvolgimento tra i partecipanti.

Per simulare il contatto visivo, abituati a guardare direttamente la telecamera invece dello schermo.

Promuovere il rispetto e l'attenzione collettiva

Il rispetto del tempo e dello spazio degli altri è ancora più cruciale in un ambiente virtuale. Evita di interrompere gli altri mentre parlano.

La maggior parte delle piattaforme offre una funzione "alza la mano" o una chat per indicare che desideri intervenire; utilizzale e aspetta che l'altra persona finisca di parlare prima di prendere la parola.

Interrompere costantemente non solo è irrispettoso, ma frustra anche il team e ostacola il flusso della conversazione.

Allo stesso modo, è fondamentale evitare comportamenti che dimostrino disinteresse o che possano distrarre gli altri.

Non controllare il telefono o le e-mail, non mangiare davanti alla telecamera ed evita movimenti inutili che possano distrarre l'attenzione.

Fare più cose contemporaneamente durante una riunione trasmette un chiaro messaggio di disinteresse e mancanza di professionalità.

Chiusura e follow-up: garantire la produttività post-riunione

Il galateo professionale non termina quando la discussione è conclusa. È importante chiudere la riunione in modo appropriato, ringraziando tutti per il tempo dedicato e salutando educatamente prima di abbandonare la chiamata.

Un gesto cortese è aspettare che l'ospite chiuda ufficialmente la sessione. Un'uscita brusca e senza saluti può essere percepita c