Migliori pratiche per la redazione di e-mail

Quando usare l'e-mail e quando no

L'e-mail è uno strumento potente, ma non sempre è il canale di comunicazione più appropriato.

Prima di scrivere un messaggio, è fondamentale valutare se una telefonata o una conversazione faccia a faccia potrebbero essere più rapide e convenienti per raggiungere l'obiettivo.

Ancora più importante, non si dovrebbe mai inviare un'e-mail in uno stato di rabbia, frustrazione o qualsiasi altra emozione negativa intensa.

Le e-mail creano una traccia scritta e permanente che può essere facilmente inoltrata, il che può inasprire inutilmente un conflitto.

La regola d'oro è: se non volete che il vostro messaggio venga ripetuto o che ne rimanga traccia, non scrivetelo in un'e-mail.

Ciò che viene detto nelle e-mail raramente rimane solo nelle e-mail.

Come scrivere oggetti chiari, concisi e specifici

L'oggetto è il primo, e talvolta l'unico, elemento che il destinatario vede, quindi la sua formulazione è di vitale importanza.

Un buon oggetto deve fare due cose: invogliare il destinatario ad aprire il messaggio e dargli un'idea chiara del suo contenuto.

Pertanto, è necessario evitare a tutti i costi oggetti vaghi come "Ciao", "Domanda" o un semplice punto interrogativo, poiché non aggiungono valore e tendono ad essere ignorati.

Un oggetto efficace deve essere esplicito e breve, idealmente composto da 4-7 parole per non essere troncato sui dispositivi mobili.

Una pratica eccellente è quella di utilizzare parole chiave tra parentesi quadre per fornire un contesto immediato, come "[AZIONE RICHIESTA]", "[DECISIONE]" o "[PROMEMORIA]".

Ciò consente al destinatario di dare priorità al messaggio prima ancora di aprirlo.

L'importanza di una "call to action" chiara e diretta

Un errore molto comune nella redazione delle e-mail è quello di omettere un chiaro "invito all'azione" (call to action).

Si tratta della parte dell'e-mail in cui si indica esplicitamente al destinatario cosa ci si aspetta da lui.

Senza un invito all'azione, lo scopo dell'e-mail può risultare ambiguo, lasciando il lettore senza sapere come procedere.

Frasi passive e vaghe come "Mi chiedevo lo stato della mia richiesta..." sono inefficaci.

Un buon invito all'azione è invece diretto e preciso, senza lasciare spazio a interpretazioni.

Ad esempio, invece della frase precedente, sarebbe molto più efficace scrivere: "Potresti confermare la data di approvazione della richiesta?".

Questa chiarezza assicura