Trascrizione Migliori pratiche per scrivere messaggi di posta elettronica
Se vuoi capire quando conviene una telefonata e come scrivere oggetti chiari che catturano l'attenzione, iscriviti al percorso essenziale per padroneggiare l'e-mail professionale e migliora subito la gestione dei tuoi messaggi.
Quando usare l'e-mail e quando no
L'e-mail è uno strumento potente, ma non sempre è il canale di comunicazione più appropriato.
Prima di scrivere un messaggio, è fondamentale valutare se una telefonata o una conversazione faccia a faccia potrebbero essere più rapide e convenienti per raggiungere l'obiettivo.
Ancora più importante, non si dovrebbe mai inviare un'e-mail in uno stato di rabbia, frustrazione o qualsiasi altra emozione negativa intensa.
Le e-mail creano una traccia scritta e permanente che può essere facilmente inoltrata, il che può inasprire inutilmente un conflitto.
La regola d'oro è: se non volete che il vostro messaggio venga ripetuto o che ne rimanga traccia, non scrivetelo in un'e-mail.
Ciò che viene detto nelle e-mail raramente rimane solo nelle e-mail.
Come scrivere oggetti chiari, concisi e specifici
L'oggetto è il primo, e talvolta l'unico, elemento che il destinatario vede, quindi la sua formulazione è di vitale importanza.
Un buon oggetto deve fare due cose: invogliare il destinatario ad aprire il messaggio e dargli un'idea chiara del suo contenuto.
Pertanto, è necessario evitare a tutti i costi oggetti vaghi come [Ciao], [Domanda] o un semplice punto interrogativo, poiché non aggiungono valore e tendono ad essere ignorati.
Un oggetto efficace deve essere esplicito e breve, idealmente composto da 4-7 parole per non essere troncato sui dispositivi mobili.
Una pratica eccellente è quella di utilizzare parole chiave tra parentesi quadre per fornire un contesto immediato, come [[AZIONE RICHIESTA]], [[DECISIONE]] o [[PROMEMORIA]].
Ciò consente al destinatario di dare priorità al messaggio prima ancora di aprirlo.
L'importanza di una [call to action] chiara e diretta
Un errore molto comune nella redazione delle e-mail è quello di omettere un chiaro [invito all'azione] (call to action).
Si tratta della parte dell'e-mail in cui si indica esplicitamente al destinatario cosa ci si aspetta da lui.
Senza un invito all'azione, lo scopo dell'e-mail può risultare ambiguo, lasciando il lettore senza sapere come procedere.
Frasi passive e vaghe come [Mi chiedevo lo stato della mia richiesta...] sono inefficaci.
Un buon invito all'azione è invece diretto e preciso, senza lasciare spazio a interpretazioni.
Ad esempio, invece della frase precedente, sarebbe molto più efficace scrivere: [Potresti confermare la data di approvazione della richiesta?].
migliori pratiche per la redazione di e mail