Come formulare una richiesta per massimizzare la collaborazione

Il modello in 4 fasi: fatti, emozioni, necessità, richiesta

Saper formulare una richiesta in modo efficace è fondamentale per evitare conflitti e promuovere la collaborazione.

Un modello strutturato in quattro fasi può essere di grande aiuto sia in ambito professionale che personale. Il processo è il seguente:

1) Fatti: inizia la conversazione presentando dati oggettivi e verificabili, mai opinioni o generalizzazioni.

2) Emozioni: Esprimi quindi come ti fanno sentire questi fatti, utilizzando sempre il pronome "io" per assumerti la responsabilità dei tuoi sentimenti.

3) Esigenza: spiega l'esigenza sottostante che non viene soddisfatta a causa di tali fatti.

4) Richiesta: infine, fai una richiesta chiara e concreta su ciò che vorresti cambiare.

Questo modello di comunicazione trasforma una potenziale lamentela in una richiesta costruttiva.

Esempio pratico: affrontare il problema della mancanza di puntualità

Immaginiamo che un collega arrivi ripetutamente in ritardo.

Un approccio inefficace e accusatorio sarebbe dire: "Sei sempre in ritardo, è inaccettabile!", il che genererebbe una risposta difensiva.

Applicando il modello in 4 fasi, la conversazione sarebbe molto diversa.

Fatti: "Martedì la riunione era alle 9:00 e sei arrivato alle 9:10.

Mercoledì l'appuntamento era alle 14:00 e sei arrivato alle 14:15. Siamo d'accordo?".

Basandosi su fatti concreti, è difficile contraddirli.

Emozioni: "Quando questo accade, mi sembra che non si rispetti il tempo del team".

Esigenza: "Per me è importante mantenere un clima di puntualità e rispetto reciproco".

Richiesta: "Per questo ti chiedo di arrivare puntuale alle riunioni d'ora in poi".

Questo approccio è molto meno conflittuale e più collaborativo.

Il potere di convalidare l'accordo ed esplorare le cause del rifiuto

Dopo aver fatto la richiesta, il passo finale e cruciale è quello di convalidare l'accordo chiedendo: "È possibile per te?".

Questa domanda è potente perché trasforma la richiesta in un impegno volontario; ottenendo un "sì", aumenta la probabilità che la persona rispetti l'accordo, poiché le persone tendono ad essere coerenti con le proprie affermazioni.

Se la risposta è "no", invece di insistere o discutere, la strategia corretta è quella di esplorare le cause del rifiuto.

Domande come "C'è qualche ostacolo che ti impedisce di arrivare in tempo?" aprono un dialogo per scoprire possibili problemi sottostanti che forse non conoscevamo, come limitazioni p