Come comunicare una decisione in modo chiaro e trasparente

Andare dritti al punto: annunciare la decisione in modo chiaro ed esplicito

Quando si comunica una decisione, la regola più importante è essere diretti ed evitare giri di parole.

Iniziare la conversazione con evasioni o lunghe introduzioni genera solo stress e ansia nell'interlocutore, che intuisce che sta per essere detto qualcosa di importante ma non sa cosa aspettarsi.

Questo principio si applica anche quando la notizia è positiva, come una promozione.

L'approccio più rispettoso ed efficace è quello di annunciare la decisione in modo chiaro ed esplicito fin dall'inizio.

È necessario utilizzare un linguaggio inequivocabile che non lasci spazio a interpretazioni o dubbi.

Questa franchezza iniziale elimina la tensione, stabilisce un quadro di trasparenza e consente alla conversazione di concentrarsi immediatamente sul "perché" e sui passi da compiere, piuttosto che sull'incertezza.

Spiegare il contesto, le motivazioni e le conseguenze

Una volta che la decisione è stata comunicata in modo diretto, il passo successivo è fornire il contesto necessario per comprenderla.

È fondamentale spiegare le motivazioni che hanno portato a prendere quella decisione, ovvero il "perché" che sta dietro di essa.

Inoltre, è necessario specificare le conseguenze che questa decisione avrà per le persone coinvolte.

Il livello di dettaglio di questa spiegazione deve essere adattato al pubblico: una comunicazione a livello dirigenziale può essere più breve e incentrata sui dati, mentre una comunicazione rivolta ai colleghi di squadra richiederà probabilmente una maggiore elaborazione ed empatia.

È anche importante considerare se il pubblico è stato precedentemente coinvolto nel processo, poiché ciò determinerà la quantità di informazioni di base necessarie.

Discutere i passi successivi e anticipare le domande

Dopo aver spiegato la decisione e il suo contesto, la fase finale consiste nel guardare al futuro.

È fondamentale discutere i passi successivi in modo concreto: cosa succederà d'ora in poi, chi sarà responsabile di quali compiti e come si procederà.

Se la decisione è importante o inaspettata, è fondamentale essere pazienti e dare alle persone il tempo di elaborare la notizia prima di aprire lo spazio al dialogo.

Una tecnica molto efficace è quella di anticipare le domande che il pubblico potrebbe avere.

Mettendosi nei panni degli altri, è possibile prevedere i loro dubbi e preparare risposte chiare.

È anche possibile affrontare queste domande in modo proa