Adattamento del messaggio in base al livello di esperienza del destinatario

Differenze tra comunicare con un esperto e un principiante

Un principio fondamentale della comunicazione efficace è riconoscere che non è possibile utilizzare lo stesso approccio per tutti i destinatari.

Esiste una differenza cruciale tra comunicare con un esperto in materia e con qualcuno che è nuovo nel campo.

Un principiante ha bisogno di più contesto, una spiegazione dei concetti di base e un linguaggio semplice e accessibile per poter comprendere il messaggio.

Al contrario, un esperto possiede già quella base di conoscenze ed è più interessato alle sfumature, ai dati specifici o alle implicazioni strategiche.

Comunicare con un esperto come se fosse un principiante può risultare condiscendente e una perdita di tempo, mentre parlare a un principiante con la complessità di un esperto genererà solo confusione e frustrazione.

Pertanto, valutare il grado di competenza dell'interlocutore è il primo passo per adattare correttamente il nostro messaggio.

Strategie per adeguare il livello di dettaglio e il linguaggio tecnico

Una volta identificato il livello di esperienza del destinatario, la strategia principale consiste nell'adattare deliberatamente il livello di dettaglio e l'uso del gergo tecnico.

Ad esempio, quando si riferisce sullo stato di un progetto, un direttore di dipartimento avrà bisogno di una visione d'insieme incentrata sulle scadenze e sul budget, poiché i dettagli tecnici non sono rilevanti per il suo processo decisionale.

Al contrario, uno sviluppatore dello stesso team avrà bisogno di conoscere quei piccoli dettagli tecnici perché hanno un impatto diretto sul suo lavoro.

Allo stesso modo, è un errore comune che gli esperti tecnici spieghino una soluzione a un pubblico non tecnico (come i product manager) utilizzando un linguaggio pieno di gergo incomprensibile.

Un comunicatore efficace deve sforzarsi di "tradurre" le informazioni, concentrandosi sulle implicazioni funzionali e sui risultati piuttosto che sul processo tecnico.

L'importanza di chiedersi "Cosa deve sapere questa persona?"

Per guidare l'adattamento del messaggio, la domanda più importante che un comunicatore deve porsi è: "Cosa ha bisogno di sapere questa persona?".

Questa domanda è molto più potente di "Cosa sa questa persona?", poiché sposta l'attenzione da una semplice valutazione delle conoscenze a una selezione strategica delle informazioni.

Obbliga il mittente a filtrare le proprie conoscenze e a presentare solo ciò che è essenziale e rilevante per il destinatario in quel contesto specifico.

Rispondendo a questa domanda, evitiamo di sopraffare il pubblico con dati non necessari e ci assicuriamo che il nucleo del messaggio sia chiaro, conciso