Sviluppo del piano d'azione

Una volta definiti gli obiettivi in modo concreto, specifico e realistico, è il momento di stabilire un calendario e di elaborare un piano d'azione.

Il piano d'azione deve riferirsi al futuro, quindi è importante definire i tempi e indicare i compiti concreti che lo renderanno una realtà e che sono anche temporanei.

Per ogni obiettivo finale deve essere elaborato un piano d'azione; se gli obiettivi di sviluppo sono molto ampi, è necessario definire azioni specifiche per ciascuno di essi.

La prima cosa da fare è redigere una tabella di marcia che illustri il punto in cui ci si trova e la meta che si vuole raggiungere, nonché le azioni da intraprendere per arrivarci.

Alcune domande da porsi in questa fase sono

• Cosa fare? Domande come: "Cosa potresti fare?" o "Quale di queste opzioni preferisci?" non implicano una decisione definitiva. In seguito, al cliente può essere chiesto: "Sulla base di quali alternative intende agire?" Di solito le azioni combinano diverse alternative o parte di esse.
• Quando lo farete? Per realizzare qualsiasi progetto, è necessario fissare un obiettivo temporale specifico. Se il piano prevede una singola azione, spesso è necessario indicare una data e un'ora di inizio e di fine. Esempio: "Alle undici del mattino del 6° giorno". Se il compito è ripetitivo, è necessario stabilire degli intervalli. Esempio: "Ci incontreremo alle 10 del primo venerdì del mese".
• Questa azione vi porta effettivamente al vostro obiettivo? Quando si stabiliscono le azioni e i tempi per raggiungerle, prima di andare avanti bisogna verificare se l'azione porta effettivamente a raggiungere l'obiettivo di performance a cui si mira e anche l'obiettivo finale. Nel caso in cui l'azione indichi che non si avvicina al raggiungimento dell'obiettivo proposto, è importante cambiarla prima di verificarla completamente, perché sarebbe un'azione improduttiva.
• Quali ostacoli potremmo incontrare lungo il percorso? Questo permette di prevedere le possibili difficoltà che potrebbero impedire di portare a termine l'azione, un fatto che non deve far arretrare o scoraggiare il coachee, perché significa che sono possibili, non che sono molto probabili. Nel momento in cui si presentano le difficoltà, il coaching interviene.
• Chi deve essere informato? È necessario predisporre un piano per tenere informati tutti i soggetti coinvolti. Nelle aziende è molto frequente che i piani cambino e che alcune delle persone coinvolte lo scoprano più tardi e indirettamente.
• Di quale supporto avete bisogno? Il supporto può essere ricevuto in vari modi, inserendo nuovo personale, chiedendo risorse esterne o semplicemente discutendo il piano con un collega e chiedendogli di ricordarne lo scopo. A volte la condivisione del piano d'azione ha l'effetto di spingerli ad agire.
• Come e quando otterrete il sostegno? Se ci aspettiamo un sostegno, dobbiamo fare dei passi per ottenerlo. Questi passi devono essere espliciti, chiari e determinati.
• Quando sapremo che l'obiettivo proposto è stato raggiunto? Stabilendo con il coachee alcuni indicatori di successo che ci permettano di sapere se l'obiettivo è stato raggiunto.
• Quali altre considerazioni si possono fare? L'obiettivo è fare in modo che non venga tralasciato nulla e che il coachee non possa lamentarsi di aver tralasciato qualcosa di importante.

Passi per realizzare un piano d'azione

Stabilire l'obiettivo del cliente e il valore corrispondente. Chiedere al cliente di stabilire un calendario:

• Dov'è il vostro presente?

• Dov'è il suo futuro?

• Quando vuole raggiungere il suo obiettivo?

• Quanto pensa che sia lontano nel futuro?

Posizionare un pezzo di carta sulla linea del tempo con l'obiettivo scritto sopra. Rappresenterà il momento in cui il cliente raggiungerà l'obiettivo finale. Chiedete al cliente di posizionarsi su questo pezzo di carta nel "futuro" e aiutatelo a sentirsi davvero associato a quel momento futuro:

• Ci sei, ce l'hai fatta davvero!

Andate a percepire il vostro risultato, come vi sembra? Vi state godendo tutte le cose che il vostro obiettivo vi porta. Avete tutto ciò che avevate pianificato.

Quando il cliente è davvero associato al momento in cui raggiunge i suoi obiettivi, osservate le sue reazioni, assicuratevi che si goda quella sensazione di realizzazione, poi potete usare il seguente strumento:

• Quando il cliente è pronto, chiedetegli di fare un passo indietro rispetto al futuro desiderato.

• Quando ha fatto questo passo indietro nell'azione immediatamente precedente al suo obiettivo, associatelo a quel momento: "Cosa stai facendo lì? Vedi e senti esattamente com'è questo passo. Rendetelo reale.

• Verificate che il cliente sia completamente associato e che faccia attenzione al linguaggio che usa. Ad esempio, dovrebbe parlare in prima persona singolare al presente ("Sto scrivendo una lettera", non "Scriverò una lettera" o "Ho scritto una lettera").

• Quando si è sicuri che il cliente è associato, chiedere: "Che cosa ha fatto immediatamente prima di quel momento per renderlo possibile?". Il cliente risponderà. Prendete nota.

• Chiedete al cliente di fare un passo indietro.

• Ripetere lo stesso processo finché il cliente non raggiunge il momento presente.

• Assicuratevi che ci siano almeno cinque passi d'azione (per garantire l'accuratezza), ciascuno descritto con un verbo al presente e in prima persona: "Faccio questo e quest'altro".

In questo modo il cliente sviluppa un piano d'azione accurato dal presente al futuro, ma raccontandolo al contrario.

Quando il cliente torna al momento presente, chiedetegli cosa pensa del piano. Poi chiedetegli di mettersi accanto alla sua linea del tempo: cosa pensa del piano da questa posizione distaccata? In questo modo il cliente ha a disposizione due modi per valutare. Una è quella di essere nel momento presente, guardando il piano in avanti. L'altra è una visione più distaccata, che si colloca un po' al di qua del tempo ed è in grado di valutare le fasi in modo più criti