Procedura per interagire con successo in una riunione

Nell'ambiente di lavoro odierno, dove la produttività è fondamentale, è fondamentale gestire le interazioni in modo efficace. Che si tratti di riunioni formali o di discussioni informali con singoli o gruppi, ogni interazione deve avere uno scopo. Le abilità di conversazione vi danno un netto vantaggio nell'ottenere il sostegno delle vostre idee e nel ricevere un feedback positivo dagli altri.

La chiave per soddisfare queste esigenze pratiche è utilizzare una procedura di interazione flessibile ed efficace. Una guida alla conversazione efficace è essenziale a questo proposito.

Nel descrivere una struttura di base per guidare qualsiasi tipo di discussione, ci sono diverse fasi. Ma ciò che le accomuna è la volontà di ascoltare in modo empatico e di cercare il consenso o la conferma della comprensione reciproca in ogni fase. Soprattutto se si tratta di una riunione di gruppo.

La fase di introduzione:

• In questa prima fase si stabilisce l'atmosfera e il tono della riunione: essere positivi e accoglienti fa sì che gli altri si sentano a proprio agio nel condividere le loro idee, opinioni e sfide.

• La cosa fondamentale in questa fase è introdurre l'argomento della conversazione e stabilire uno scopo chiaro, spiegando il "cosa" e il "perché" della situazione. Inoltre, occorre evidenziare come il raggiungimento dello scopo possa giovare ai dipendenti e all'azienda.

• Questa fase prevede anche di lasciare spazio a eventuali questioni correlate che potrebbero sorgere durante la discussione. L'argomento può essere sollevato dal leader o da un altro membro del team, ma il "cosa" e il "perché" devono comunque essere stabiliti prima di andare avanti.

La fase di chiarimento:

• Approfondisce i dettagli del cosa e del perché definiti nella prima fase. Cerca di fornire i fatti, le cifre e le informazioni necessarie per comprendere appieno la situazione. In questo modo si garantisce che le decisioni successive siano basate su informazioni precise e si evita di agire sulla base di dati incompleti o errati.

• In questa fase emergono opinioni e sentimenti ed è importante fornire tutti i dettagli necessari per chiarire i dubbi. Guidate la conversazione in modo che tutti abbiano la possibilità di parlare e contribuire. Evitate che una persona domini la discussione. Utilizzate domande aperte per incoraggiare il dialogo e la riflessione. Domande come "Cosa ne pensa?" o "Quale approccio ha preso in considerazione?" possono generare conversazioni significative.

La fase di esposizione:

• Si incoraggia la partecipazione di tutti i soggetti coinvolti. Si ascoltano le opinioni, si generano idee e si valutano soluzioni. È importante che tutti i partecipanti contribuiscano con le loro prospettive prima che il leader condivida la sua opinione, in modo che non si sentano intimiditi. Questo approccio equo favorisce una maggiore creatività e un maggiore impegno nelle soluzioni proposte.

• Il leader deve fare il possibile per coinvolgere tutti e scoprire cosa pensano delle soluzioni proposte, oltre a valutare le risorse necessarie per attuarle.

La fase del consenso:

• È essenziale per formalizzare le soluzioni e i passi da compiere. Specifica chi svolgerà quali azioni ed entro quali tempi. Si considerano anche le risorse necessarie per realizzare queste azioni e si ottiene l'impegno formale di tutte le parti.

• Assicurarsi che tutti comprendano le proprie responsabilità. È importante mantenere un equilibrio tra il sostegno fornito dal leader e la responsabilità assunta da ciascun individuo. È utile anche definire alcune strategie di follow-up.

La fase di chiusura:

• L'ultima fase di questa guida prevede la revisione dei punti chiave della discussione e di quanto concordato. Verifica la co