Logistica di una retrospettiva efficace

Affinché una retrospettiva sia veramente produttiva e non si trasformi in una semplice sessione di lamentele senza risultati, è fondamentale prestare attenzione alla sua logistica e facilitazione.

Una struttura chiara, una gestione adeguata del tempo e un approccio volto a generare e seguire azioni concrete sono fondamentali.

In qualità di facilitatore (ruolo spesso assunto dall'Agile Coach o dallo Scrum Master), devi preparare la sessione, guidare il team attraverso le diverse fasi e assicurarti che si giunga a conclusioni attuabili.

L'obiettivo è quello di creare uno spazio sicuro ed efficiente per la riflessione e il miglioramento continuo.

Fasi: Riscaldamento, Brainstorming, Raggruppamento/Votazione (opzionale), Azioni

Una struttura comune per una retrospettiva (di circa un'ora) comprende le seguenti fasi:

Riscaldamento (Warm-up) (circa 5 min): iniziare la sessione ricordando brevemente il periodo da esaminare (ad es. l'ultimo Sprint) o svolgendo una breve attività per concentrare il team. È possibile menzionare gli eventi chiave che si sono verificati.

Generazione di idee (brainstorming) (circa 10 min): i membri del team generano individualmente idee (utilizzando post-it o strumenti virtuali) sulla base del formato scelto (ad es. Cosa è andato bene/male, Start/Stop/Continue). È importante limitare il tempo per concentrarsi su ciò che è più rilevante.

Raggruppamento / Discussione / Votazione (facoltativo) (circa 15-20 min): le idee vengono condivise, gli argomenti simili vengono raggruppati e discussi per assicurarne la comprensione.

Facoltativamente, è possibile effettuare una votazione per dare priorità agli argomenti da trattare. Tuttavia, alcuni facilitatori preferiscono saltare la votazione e discutere ogni punto per ricavarne delle azioni.

Generazione di azioni (circa 20 min): è la fase più cruciale. Per gli argomenti discussi (o quelli più votati), il team definisce azioni concrete, specifiche e realizzabili per affrontare i problemi o implementare miglioramenti.

Assegnazione delle responsabilità e monitoraggio delle azioni

Generare idee di azione non è sufficiente; è fondamentale garantirne l'attuazione. A tal fine:

Assegnare un responsabile (Owner): ogni azione deve avere un responsabile chiaro all'interno del team. Questa persona non deve necessariamente eseguire l'azione da sola, ma è incaricata di seguirla e assicurarne l'avanzamento.

Stabilire delle scadenze (facoltativo ma consigliato): definire delle scadenze o dei momenti di revisione per le azioni aiuta a mantenere lo slancio.

Revisione nella retrospettiva successiva: all'inizio della retrospettiva successiva, è necessario rivedere lo stato delle azioni concordate nella sessione precedente.

Le azioni completate vengono celebrate (e simbolicamente "distrutte" se si utilizzano post-it), quelle in sospeso vengono rivalutate e quelle non più rilevanti vengono scartate. Questo follow-up chiude il ciclo di miglioramento.

Documentazione e strumenti (fisici o virtuali)

Sebbene la conversazione sia fondamentale, la documentazione della retrospettiva, in particolare degli elementi di azione, è importante per il follow-up.

Strumenti fisici: post-it, lavagne bianche, lavagne a fogli mobili. Sono tattili e visivi per i team che lavorano insieme. È utile scattare una foto alla fine.