Kanban: flusso visivo ed efficienza

Kanban è un metodo agile incentrato sulla gestione visiva del flusso di lavoro.

Nato dal sistema di produzione Toyota (Lean Manufacturing), il suo nome significa letteralmente "cartello" o "insegna" in giapponese.

Utilizza una lavagna (Kanban Board) per rappresentare le fasi del processo e delle schede per gli elementi di lavoro, spostandole sulla lavagna man mano che procedono.

A differenza di Scrum, che si basa su iterazioni a tempo fisso (Sprint), Kanban si concentra sul flusso continuo e sull'ottimizzazione del modo in cui il lavoro si muove attraverso il sistema.

Il suo obiettivo principale è migliorare l'efficienza, ridurre i tempi di ciclo e rendere visibili i colli di bottiglia in modo da poterli affrontare.

Principi Kanban (Visualizzare, Limitare il WIP, Gestire il flusso, Kaizen)

Kanban si basa su quattro principi fondamentali e sei pratiche centrali (anche se spesso riassunte nei principi):

• Visualizzare il flusso di lavoro: rendere visibile il processo e il lavoro che lo attraversa tramite la lavagna Kanban. Ciò consente a tutti di comprendere lo stato attuale del sistema.
• Limitare il lavoro in corso (WIP - Work In Progress): stabilire limiti espliciti sul numero di elementi che possono trovarsi contemporaneamente in ogni fase del processo. Ciò evita il sovraccarico, riduce il cambio di contesto e aiuta il lavoro a fluire più agevolmente, abbreviando i tempi di consegna (in base alla Legge di Little).
• Gestire il flusso: monitorare, misurare e ottimizzare il flusso di lavoro. L'obiettivo è massimizzare la consegna di valore spostando il lavoro in modo prevedibile ed efficiente, identificando ed eliminando i colli di bottiglia.
• Rendere esplicite le politiche di processo: definire chiaramente le regole del flusso di lavoro (ad esempio, criteri per spostare una scheda, limiti WIP) in modo che tutti le comprendano e le applichino in modo coerente.
• Implementare cicli di feedback: stabilire punti regolari per rivedere il flusso e il processo (simile alle retrospettive).
• Migliorare in modo collaborativo, evolvere in modo sperimentale (Kaizen): promuovere il miglioramento continuo del processo attraverso la collaborazione del team e la sperimentazione basata su dati e modelli scientifici.

La lavagna Kanban e i limiti WIP

La lavagna Kanban è lo strumento centrale per visualizzare il flusso. Consiste in colonne che rappresentano i diversi stati o fasi che attraversa un elemento di lavoro (ad esempio, Da fare, In corso, In revisione, Fatto).

Le schede (che rappresentano attività, storie degli utenti, ecc.) si spostano da sinistra a destra attraverso queste colonne man mano che avanzano.

I limiti WIP sono restrizioni esplicite sul numero massimo di schede consentite in una colonna (o insieme di colonne) alla volta, tranne che di solito in "Da fare" e "Fatto".

Questi limiti sono fondamentali: costringono il team a completare il lavoro prima di iniziarne uno nuovo, prevengono i colli di bottiglia, incoraggiano la collaborazione (se una colonna è piena, i membri del team possono aiutare nelle fasi precedenti o successive) e migliorano il flusso generale. I limiti WIP vengono decisi e regolati dal team.

Vantaggi e applicazioni del Kanban

Il Kanban offre diversi vantaggi:

• Facile implementazione e adattamento: può essere applicato a processi esistenti senza cambiamenti iniziali dirompenti.
• Flessibilità: non impone iterazioni a tempo fisso, adattandosi bene a lavori con priorità mutevoli o flussi di input irregolari.
• Trasparenza: visualizza il lavoro e i colli di bottiglia per tutto il team.
• Focus sul flusso: ottimizza la velocità di consegna (tempo di ciclo).
• Riduzione degli sprechi: limitando il WIP e gestendo il flusso.

È particolarmente utile in applicazioni quali: team operativi, assistenza tecnica, manutenzione, produzione e sviluppo software, dove il flusso continuo è più naturale rispetto agli sprint definiti o dove vi sono molte interruzioni.

Sommario

Kanban è un metodo agile incentrato sulla gestione visiva del flusso di lavoro. Utilizza una lavagna per rappresentare le fasi e delle schede per il lavoro.

A differenza di Scrum, si concentra sul flusso continuo, non sugli sprint. I suoi principi includono: visualizzare il flusso, limitare il WIP e gestire il flusso.

I limiti del lavoro in corso (WIP) sono fondamentali. Evitano il sovraccarico e migliorano il flusso. È utile per il supporto o le operazioni.