Igiene del backlog: mantenerlo sano

Un backlog ben gestito è fondamentale per l'agilità, ma mantenerlo "sano" richiede disciplina e buone pratiche, ciò che viene definito igiene del backlog.

Un backlog trascurato può diventare rapidamente un problema: se è troppo grande e disorganizzato, risulta opprimente e demotivante per il team; se si cerca di mantenerlo perfettamente prioritario nella sua interezza, si consuma tempo prezioso in un compito futile, poiché le priorità cambiano costantemente.

La chiave sta nel trovare un equilibrio: mantenere il backlog gestibile, assicurarsi che la parte superiore sia sempre pronta e chiara e utilizzare tecniche visive per facilitarne la comprensione.

Evitare backlog troppo grandi o perfetti

Due estremi comuni e dannosi nella gestione del backlog sono permettere che cresca indefinitamente o cercare di mantenerlo perfettamente ordinato dall'inizio alla fine.

Un backlog enorme (ad esempio, con centinaia di voci) diventa ingestibile, nasconde le vere priorità e genera frustrazione nel team dando la sensazione di un lavoro senza fine.

D'altra parte, cercare di dare meticolosamente la priorità a ogni elemento, anche a quelli in fondo alla lista, è una perdita di tempo, poiché tali priorità cambieranno sicuramente prima che il team li raggiunga.

La regola generale è quella di mantenere il backlog di dimensioni ragionevoli (forse meno di 100 elementi come linea guida, anche se dipende dal contesto).

Ciò implica eliminare regolarmente gli elementi obsoleti o irrilevanti e spostare le idee di scarso valore o a lungo termine in un elenco separato (come una "lista dei desideri").

Dare priorità solo alla parte superiore

La regola d'oro per una prioritizzazione efficiente è concentrarsi solo sulla parte superiore del backlog.

Solo gli elementi che il team probabilmente affronterà nelle prossime iterazioni (ad esempio, le prossime 1-4 settimane di lavoro) devono essere chiaramente definiti, stimati e ordinati per priorità.

Non ha senso investire energie nell'ordinare perfettamente gli elementi inferiori, poiché l'apprendimento continuo e i cambiamenti nel business ne altereranno inevitabilmente l'ordine prima che diventino rilevanti.

Gli elementi acquisiscono dettagli e chiarezza man mano che salgono nella lista. Mantenere questa "parte superiore" del backlog ben preparata assicura che il team abbia sempre lavoro prezioso e pronto per essere avviato.

Raffinamento continuo e tecniche visive

Mantenere pronta la parte superiore del backlog richiede un continuo perfezionamento. Man mano che gli elementi (in particolare quelli epici) si avvicinano alla cima della priorità, devono essere suddivisi in storie utente più piccole, chiariti con criteri di accettazione e stimati dal team.

Inoltre, rendere visibile il backlog aiuta enormemente la sua comprensione. È possibile utilizzare tecniche visive come:

• Codici colore: utilizzare post-it o etichette digitali