Come gestire la sessione di domande in modo professionale

La fase imprevedibile: affrontare la sessione di domande

Il turno delle domande è, per molti oratori, la fase più temuta di un intervento in pubblico.

La sua natura imprevedibile rende impossibile prepararla con lo stesso rigore del resto del discorso, generando nervosismo e incertezza.

Non sappiamo cosa ci verrà chiesto, con quale tono lo faranno o se il pubblico avrà un atteggiamento collaborativo o conflittuale.

Tuttavia, anche se non possiamo controllare le domande, possiamo padroneggiare le tecniche per gestirle.

Affrontare questa fase con una strategia chiara ci permetterà di uscirne vincitori, rafforzare la nostra credibilità e concludere con successo il nostro intervento.

Strutturare l'interazione: due metodi per organizzare le domande

Esistono due sistemi principali per organizzare il turno di domande. Il primo è quello delle domande e risposte individuali, in cui si risponde a ogni domanda nel momento in cui viene formulata.

Questo metodo è solitamente più apprezzato dal pubblico perché è più diretto e personale, ma richiede più tempo e comporta il rischio che sorgano domande ripetitive.

Il secondo sistema consiste nel raggruppare diverse domande, prenderne nota e poi rispondere a tutte insieme, il che consente di risparmiare tempo e organizzare meglio le risposte.

Indipendentemente dal metodo scelto, è fondamentale annunciare chiaramente all'inizio come si svolgerà la sessione, in modo che il pubblico sappia cosa aspettarsi.

Regole d'oro per rispondere con professionalità

Per gestire efficacemente qualsiasi domanda, tieni presente queste considerazioni chiave:

Assicurati di aver compreso la domanda. Se hai il minimo dubbio, chiedi di ripeterla. È un errore lanciarsi nella risposta senza essere sicuri di ciò che è stato chiesto. Non rispondere in modo affrettato. Prenditi qualche secondo per riflettere.

Prendere appunti mentre ti viene posta la domanda non solo ti aiuta a strutturare la tua risposta, ma dimostra anche che stai prendendo sul serio l'intervento del pubblico.

Evita di creare un dialogo con una sola persona. La tua risposta deve essere rivolta a tutto il pubblico, non solo a chi ha posto la domanda.

Se la persona insiste, rispondi brevemente e rivolgi lo sguardo verso un'altra parte della sala per invitare nuove domande.

Sii onesto se non conosci la risposta. È molto meglio ammettere con franchezza "Non conosco la risposta a questa domanda" piuttosto che inventare qualcosa.

Questo non ti farà perdere credibilità, ma trasmetterà onestà. Se possibile, offriti di approfondire l'argomento e di fornire la risposta in un secondo momento.

Non ridicolizzare mai chi pone la domanda. Tratta tutti con il massimo rispetto, anche se la loro domanda o il loro tono non sono stati rispettosi nei tuoi confronti.

Strategie per gestire le domande difficili

Ti troverai di fronte a domande pensate per metterti alla prova. Ecco alcuni consigli per gestirle:

• Domande ipotetiche ("Cosa succederebbe se...?"): sono pericolose perché ti portano su un terreno di speculazione. Evita di entrare in questo gioco e riporta la conversazione su situazioni reali e fatti concreti.
• Domande tendenziose (con premesse false): prima di rispondere, metti in discussione l'affermazione su cui si basa la domanda. Ad esempio: "Vorrei sapere da dove hai preso questi dati".
• Domande provocatorie: non cadere nella provocazione. Il tuo obiettivo è dialogare, non discutere. Puoi rispondere con una frase che smorzi l'ostilità, come: "In questo modo non arriveremo a nulla di costruttivo".
• Domande riservate: non rivelare mai informazioni riservate, per quanto ristretto o vicino sia il pubblico. Rispondi sempre in modo ufficiale e non cadere nella tentazione di fare confidenze.

La chiusura del turno: rafforzar