Come condurre e partecipare a riunioni di lavoro produttive

Lo scopo fondamentale e la doppia dimensione di una riunione

Una riunione è molto più di un semplice incontro; è una tecnica di comunicazione che consente a persone con obiettivi comuni di scambiarsi informazioni e raggiungere compromessi collettivi per raggiungere obiettivi prefissati.

Che si tratti di informare, valutare, risolvere un problema o prendere una decisione, ogni riunione di successo condivide questa essenza collaborativa.

È importante riconoscere che ogni riunione ha due aspetti: una dimensione formale, il cui scopo è la diffusione di informazioni e il progresso verso un obiettivo concreto, e una dimensione informale, che risponde al bisogno umano fondamentale di contatto e relazione sociale.

Entrambe le dimensioni sono importanti e devono essere gestite in modo da creare un ambiente produttivo e, allo stesso tempo, umanamente connesso.

Una preparazione meticolosa: la base di una riunione di successo

Il successo di una riunione si decide molto prima che abbia inizio. Una preparazione adeguata è indispensabile e deve tenere conto di diversi punti chiave.

In primo luogo, è fondamentale definire chiaramente l'argomento da trattare e l'obiettivo che si intende raggiungere con la riunione.

Successivamente, è necessario preparare e organizzare tutte le informazioni e la documentazione pertinente che sarà necessaria.

La selezione dei partecipanti è un altro passo strategico: occorre determinare chi sono le persone chiave e quante devono partecipare, poiché ciò influenzerà le dinamiche e la logistica dello spazio.

Non bisogna dimenticare la preparazione delle risorse materiali (proiettori, microfoni, ecc.) e l'invio della convocazione con sufficiente anticipo.

Infine, è fondamentale stabilire una durata approssimativa e rispettarla, proponendo una nuova riunione se il tempo non è sufficiente per non snaturare lo scopo iniziale.

Il flusso della comunicazione: tipi di riunioni e ruolo del moderatore

Il ruolo del moderatore e le dinamiche della riunione variano a seconda dell'obiettivo e del flusso di informazioni. Possiamo distinguere tre tipi principali:

Riunione discendente: viene convocata affinché una persona (generalmente un dirigente) trasmetta informazioni agli altri. In questo caso, i partecipanti ascoltano e la principale abilità del moderatore è quella di rispondere alle domande che sorgono.

Riunione ascendente: l'obiettivo è l'opposto: raccogliere informazioni dai partecipanti. In questo caso, il moderatore agisce come un intervistatore, utilizzando domande per guidare la conversazione e ottenere i dati necessari.

Riunione di discussione: cerca di analizzare un argomento di interesse comune per giungere a conclusioni consensuali.

Tutti i partecipanti hanno voce in capitolo e il moderatore ha il compito di guidare le fasi della riunione: accoglienza, presentazione dell'argomento, sviluppo dell'ordine del giorno e una conclusione che riassuma gli accordi raggiunti.

Comprendere i partecipanti: tipologie per una migliore gestione

Ogni riunione è un microcosmo di personalità diverse, e saperle identificare è fondamentale per una moderazione efficace.

Riconoscere i diversi profili dei partecipanti ci permette di anticipare le dinamiche e di ricondurre la conversazione quando necessario. In una conversazione possiamo trovare diversi archetipi comuni.

Ad esempio, il "timido", che ha bisogno di essere incoraggiato a partecipare; il "polemico", che cerca il confronto; il "testardo", che si aggrappa alla sua idea; il "curioso", che distoglie l'attenzione; o il "saputello", che cerca di dominare con la sua presunta conoscenza.

Un buon moderatore non giudica questi profili, ma li gestisce per garantire che tutte le voci siano ascoltate in modo costruttivo e che la riunione non si discosti dal suo obiettivo principale.

Sommario

Una riunione è una tecnica di comunicazione che consente a persone con obiettivi comuni di scambiarsi informazioni per raggiungere gli obiettivi prefissati. Ogni riunione ha una dimensione formale, per diffondere informazioni, e una informale, per il contatto sociale.

Il successo di una riunione si decide molto prima che abbia inizio; una preparazione adeguata è indispensabile. È fondamentale definire chiaramente l'argomento e l'obiettivo, preparare le informazioni e selezionare i partecipanti.

Il ruolo del moderatore e le dinamiche variano a seconda dell'obiettivo. Possiamo distinguere tre tipi: discendente (per trasmettere informazioni), ascendente (per raccoglierle) e di discussione (per analizzare un argomento di interesse comune).