L'arte della concisione: scrivere in modo chiaro e diretto

Perché la concisione è fondamentale nell'ambiente professionale

Nell'attuale ambiente professionale frenetico, il tempo e l'attenzione sono risorse limitate.

I nostri messaggi scritti, che si tratti di e-mail o relazioni, competono con innumerevoli altri compiti che i nostri destinatari devono gestire durante la giornata.

Se un messaggio è troppo lungo, denso o difficile da leggere, rischia di essere rimandato ("lo leggerò più tardi"), frainteso a causa di una lettura superficiale o, nel peggiore dei casi, completamente ignorato.

Inoltre, la mancanza di concisione può proiettare un'immagine poco professionale, poiché la capacità di sintesi è una competenza molto apprezzata nella maggior parte dei ruoli.

Pertanto, essere concisi non è solo una questione di stile, ma una necessità strategica per garantire che la nostra comunicazione sia ricevuta, compresa e trattata con l'urgenza che richiede.

Tecniche: evitare parole inutili e utilizzare elenchi puntati

Esistono tecniche semplici per rendere i nostri testi più concisi e digeribili.

La prima è evitare le parole inutili.

Sebbene sia consigliabile un tono colloquiale, la scrittura ci offre l'opportunità di rivedere ed eliminare ridondanze che non aggiungono valore, come l'uso di sinonimi insieme ("collaborazione e cooperazione") o l'allungamento inutile delle frasi.

La seconda tecnica è l'uso di elenchi puntati.

Quando un messaggio contiene più punti o una serie di passaggi, organizzarli in un elenco anziché in un paragrafo denso migliora notevolmente la leggibilità.

Gli elenchi aggiungono "aria" al testo, facilitano la lettura veloce e spesso consentono di esprimere le stesse informazioni con meno parole, rendendo il messaggio più chiaro e diretto.

Eliminare frasi introduttive inutili per andare dritti al punto

Una fonte comune di verbosità nella comunicazione scritta sono le frasi introduttive e di cortesia che, sebbene ben intenzionate, non aggiungono alcun valore al messaggio.

Frasi come "Ho ricevuto la tua e-mail" (il che è ovvio se stai rispondendo) o "Ti scrivo per informarti" sono ridondanti e devono essere eliminate per andare direttamente al punto.

Anche le frasi di chiusura come "Non esitare a contattarmi" sono spesso inutili; se si desidera invitare il contatto, è più diretto e positivo scrivere "Ti invito a contattarmi".

L'obiettivo è eliminare tutto il riempitivo che ritarda l'arrivo al nocciolo del messaggio.<