Come definire con chiarezza l’obiettivo dei tuoi scritti

Definire l'intenzione del messaggio scritto (informare, avvertire, richiedere)

Come nella comunicazione verbale, ogni messaggio scritto deve avere uno scopo chiaro e definito prima di scrivere la prima parola.

È fondamentale chiedersi: [Qual è la mia intenzione? Cosa voglio ottenere con questo testo?].

L'obiettivo può variare in modo significativo: può essere semplicemente quello di informare sullo stato di avanzamento di un progetto, presentare fatti per aiutare altri a prendere una decisione o avvertire di un rischio imminente che minaccia una scadenza.

Avere chiara questa intenzione fin dall'inizio è fondamentale, poiché ogni frase e ogni dato inclusi nel testo devono servire a rafforzare e soddisfare tale obiettivo principale.

Questa chiarezza iniziale assicura che il messaggio sia coerente, mirato e non divaghi verso informazioni irrilevanti.

Come l'obiettivo determina il tono e la scelta delle parole

L'intenzione del messaggio è il fattore che determina il tono, il linguaggio e il livello di formalità da utilizzare.

La comunicazione scritta deve essere flessibile e adattarsi sia all'obiettivo che al destinatario.

Ad esempio, se l'obiettivo è semplicemente quello di richiedere un aggiornamento di stato a un collega con cui si ha un buon rapporto, il tono sarà collaborativo e cordiale.

Tuttavia, se l'obiettivo è quello di avvertire con fermezza delle conseguenze di un ritardo in un progetto critico, il tono sarà molto più diretto e assertivo, utilizzando un linguaggio che rifletta la gravità della situazione.

È importante sottolineare che è possibile essere fermi senza ricorrere ad attacchi personali; ciò si ottiene attraverso un'attenta scelta delle parole che si concentri sui fatti e sull'azione richiesta, piuttosto che sui giudizi di valore.

L'importanza della chiarezza per evitare ambiguità

Nella comunicazione scritta, la chiarezza è fondamentale, poiché il destinatario non ha il supporto del tono di voce o del linguaggio del corpo per interpretare il messaggio, ma solo le parole.

Pertanto, il testo non deve lasciare spazio all'interpretazione.

Frasi ambigue come [sono un po' oberato in questo momento] sono problematiche perché possono significare molte cose: la persona ha bisogno di più tempo? Sta chiedendo che la richiesta venga indirizzata a qualcun altro? O sta insinuando che dovresti smettere di inviarle messaggi?

Per evitare questa confusione, la comunicazione deve essere esplicita e specifica.