Chiarire l'obiettivo dei propri scritti

Definire l'intenzione del messaggio scritto (informare, avvertire, richiedere)

Come nella comunicazione verbale, ogni messaggio scritto deve avere uno scopo chiaro e definito prima di scrivere la prima parola.

È fondamentale chiedersi: "Qual è la mia intenzione? Cosa voglio ottenere con questo testo?".

L'obiettivo può variare in modo significativo: può essere semplicemente quello di informare sullo stato di avanzamento di un progetto, presentare fatti per aiutare altri a prendere una decisione o avvertire di un rischio imminente che minaccia una scadenza.

Avere chiara questa intenzione fin dall'inizio è fondamentale, poiché ogni frase e ogni dato inclusi nel testo devono servire a rafforzare e soddisfare tale obiettivo principale.

Questa chiarezza iniziale assicura che il messaggio sia coerente, mirato e non divaghi verso informazioni irrilevanti.

Come l'obiettivo determina il tono e la scelta delle parole

L'intenzione del messaggio è il fattore che determina il tono, il linguaggio e il livello di formalità da utilizzare.

La comunicazione scritta deve essere flessibile e adattarsi sia all'obiettivo che al destinatario.

Ad esempio, se l'obiettivo è semplicemente quello di richiedere un aggiornamento di stato a un collega con cui si ha un buon rapporto, il tono sarà collaborativo e cordiale.

Tuttavia, se l'obiettivo è quello di avvertire con fermezza delle conseguenze di un ritardo in un progetto critico, il tono sarà molto più diretto e assertivo, utilizzando un linguaggio che rifletta la gravità della situazione.

È importante sottolineare che è possibile essere fermi senza ricorrere ad attacchi personali; ciò si ottiene attraverso un'attenta scelta delle parole che si concentri sui fatti e sull'azione richiesta, piuttosto che sui giudizi di valore.

L'importanza della chiarezza per evitare ambiguità

Nella comunicazione scritta, la chiarezza è fondamentale, poiché il destinatario non ha il supporto del tono di voce o del linguaggio del corpo per interpretare il messaggio, ma solo le parole.

Pertanto, il testo non deve lasciare spazio all'interpretazione.

Frasi ambigue come "sono un po' oberato in questo momento" sono problematiche perché possono significare molte cose: la persona ha bisogno di più tempo? Sta chiedendo che la richiesta venga indirizzata a qualcun altro? O sta insinuando che dovresti smettere di inviarle messaggi?

Per evitare questa confusione, la comunicazione deve essere esplicita e specifica.

Una risposta molto più efficace sarebbe: "Ti darò una ris