Feedback sul monitoraggio e sulla valutazione

Il processo di coaching comprende una valutazione e un follow-up efficaci che lo controllano dalla definizione degli obiettivi allo sviluppo del piano d'azione, fornendo al coachee un feedback sulle azioni che intraprende. In altre parole, al cliente deve essere detto cosa sta facendo bene (feedback positivo) e cosa sta facendo male (feedback negativo).

Il feedback positivo agisce per rafforzare e perpetuare il comportamento desiderato, mentre quello negativo induce l'individuo a lottare più duramente per migliorare le prestazioni. Quest'ultimo feedback dovrebbe essere dato in privato.

L'auto deve essere preparata a dare il feedback e a riceverlo, solo così la comunicazione è corretta. Il feedback (in entrambe le direzioni) deve essere mantenuto durante tutto il processo e stimolato da domande come: "È chiaro quello che ti ho spiegato?

In breve, il feedback aiuta, durante il processo, a mantenere una traiettoria di miglioramento. Offre l'opportunità di verificare i progressi, di prevenire l'insorgere di eventuali ostacoli e di capire se il piano d'azione deve essere modificato. Favorisce l'apprendimento e la crescita personale.

Il feedback dovrebbe essere dato spontaneamente quando il momento lo richiede, ma si possono anche pianificare sessioni di follow-up formali seguendo alcuni passaggi.

Fasi per le sessioni formali di follow-up

• Fissare una data per una sessione di follow-up.

• Verificare i progressi compiuti dalla persona coinvolta.

• Continuare a osservare.

• Chiedere direttamente alla persona come sta e se c'è qualcosa che si può fare per aiutarla.

• Identificare le possibili modifiche al piano d'azione.

• Chiedere cosa ha funzionato bene e cosa l'altra persona pensa possa essere migliorato nella fase di formazione.

Linee guida per fornire un feedback efficace

Concentratevi sul miglioramento delle prestazioni. Il feedback non serve solo per criticare o evidenziare le scarse prestazioni del mentee. Se è vero che è necessario attirare l'attenzione su un lavoro scadente nella speranza che il coachee migliori la sua performance, è ancora più importante fornire un feedback che affermi e lodi un lavoro ben fatto, perché questo rafforza il mentee e il mentee impara da ciò che ha fatto bene.

Concentratevi sul feedback futuro. Concentratevi sugli aspetti che possono essere rielaborati in futuro, perché lo scopo è proprio quello di migliorare questi aspetti.

Fornire un feedback tempestivo. Per quanto possibile, il feedback dovrebbe essere fornito subito dopo aver osservato il comportamento da correggere o rafforzare. Tuttavia, se il coach è un manager frustrato o arrabbiato per il comportamento di un dipendente, è saggio ritardare il feedback.

Concentratevi sul comportamento, non sul carattere, sugli atteggiamenti o sulla personalità. Il feedback deve essere dato usando un linguaggio non emotivo e sottolineando solo il comportamento del mentee, senza fare riferimento alle caratteristiche della persona, altrimenti può sembrare minaccioso o intimidatorio e la persona può sentirsi attaccata personalmente.

Evitare le generalizzazioni. Siate specifici su ciò che intendiamo quando diamo un feedback al coachee. Se il mentee esegue male (o bene) una certa azione all'interno di un compito, faremo riferimento solo a quella particolare azione.

Essere onesti. Cercate di essere onesti e chiari e di dare un feedback con l'intenzione di aiutare l'altra persona a migliorare.

Essere realistici. Quando diamo un feedback dobbiamo concentrarci sui fattori che l'altra persona può controllare.

Quando tutte le fasi del processo sono state completate e gli obiettivi sono stati raggiunti nei tempi previsti, il processo di coaching ha avuto successo.

Quando il coachee implementa con successo il piano d'azione, il processo di coaching è concluso. Questo non significa che non faremo più coaching a quel cliente, ma che il progetto di coaching è concluso.

È molto opportuno, prima della chiusura, organizzare un incontro in cui chiedere un feedback su ciò che si ritiene abbia funzionato, sui miglioramenti che si consigliano e per tastare il polso alla soddisfazione del processo di coaching.

Feedback a 360°

Il feedback a 360° o valutazione multi-fonte è uno strumento che, attraverso un questionario, consente a ciascun membro dell'organizzazione di ricevere un feedback da parte di superiori, colleghi, collaboratori e persino clienti esterni. È così chiamato proprio perché comprende l'intero ambiente della persona. È anche descritto come un modo per ottenere periodicamente un feedback da ciascun membro del team sulle prestazioni di un membro, di un reparto o di un'organizzazione.

Questo aiuta a migliorare le prestazioni e a massimizzare i risultati dell'organizzazione. Questo strumento è anche orientato allo sviluppo delle competenze, consentendo di individuare gli elementi che favoriscono l'aumento o il miglioramento delle prestazioni.

Il momento ideale per applicare questo strumento nel processo di coaching è:

• All'inizio del processo: per un coach alla sua prima esperienza in un'organizzazione, un primo feedback 360 che tocca questioni generali fornirà informazioni su quali individui potrebbero beneficiare del coaching e su quali aree, abilità, competenze, ecc. potrebbero essere lavorate per migliorare le loro prestazioni professionali.

• Alla fine del processo: quando si valutano i risultati. Questo è un buon modo per misurare il raggiungimento degli obiettivi stabiliti nel piano d'azione. Obiettivi come "migliorare il mio lavoro di squadra" o "essere più assertivo nel difendere le mie posizioni nelle riunioni" sono obiettivi che difficilmente potrebbero essere misurati con qualsiasi altra procedura.

Se i tempi di attuazione del piano d'azione sono troppo lunghi, il feedback a 360 gradi può essere utilizzato prima che arrivi il momento di raggiungere gli obiettivi, consentendoci di sapere se ci stiamo avvicinando o allontanando dagli obiettivi.

Idealmente, questo strumento dovrebbe essere applicato periodicamente in azienda, ad esempio ogni 6 mesi, in modo da poter valutare l'impatto del cambiamento nelle organizzazioni.

Per determinare chi valuta chi, occorre tenere conto anche delle dimensioni dell'organizzazione. Nelle piccole organizzazioni, dove tutti si conoscono e sono abituati a lavorare spesso in team, tutti possono e devono partecipare al processo. Nelle organizzazioni più grandi, invece, non tutti si conoscono e quindi alcuni colleghi potrebbero non essere in grado di valutare le prestazioni di alcuni membri dell'organizzazione.

Questa procedura può essere suddivisa in diverse fasi:

• Fase 1: determinazione del questionario di valutazione.

• Fase 2: comunicazione del processo da svolgere a tutta l'organizzazione.

• Fase 3: Somministrazione dei questionari e analisi dei dati.

• Fase 4: Preparazione e presentazione del rapporto.

Determinazione del questionario di valutazione

I questionari utilizzati nel feedback 360 riguardano le prestazioni dei lavoratori, non la loro personalità e le loro competenze. Il questionario può essere generale o specifico per l'organizzazione. L'uso di ciascun tipo di questionario presenta vantaggi e svantaggi.

Questionario standard:

• Vantaggi: richiede meno risorse, ha gli elementi statistici necessari (validità, affidabilità, ecc.) in quanto è convalidato.

• Svantaggi: Il fatto che possa non corrispondere alla realtà può portare a conclusioni non realistiche.

Questionario specifico:

• Vantaggi: Sarà adattato alla cultura e alle esigenze strategiche dell'azienda.

• Svantaggi: richiede più risorse e tempo per essere creato. Sarà necessario determinare le compete