Procedure di approvvigionamento, stoccaggio e distribuzione

Una corretta gestione dell'inventario in una struttura alberghiera è essenziale per il suo corretto funzionamento.

Il processo, che va dalla previsione di un'esigenza fino allo stoccaggio e alla preparazione del prodotto per l'uso, deve seguire fasi amministrative chiare per garantire che non manchino mai i componenti necessari e che il processo sia efficiente e controllato.

Fase di previsione e pianificazione degli acquisti

Il ciclo di approvvigionamento inizia con la previsione. Il personale di ogni reparto, in questo caso il responsabile dell'area di piano, deve prevedere i materiali che saranno necessari per lo svolgimento delle funzioni del team.

A tale scopo, viene utilizzato un documento di "Previsione degli approvvigionamenti", che specifica il prodotto, la quantità, la data dell'ordine e la persona che lo ha effettuato, evitando cosí duplicazioni.

La fase successiva è la pianificazione degli acquisti, che consiste nel compilare i documenti necessari per mantenere un controllo piú accurato delle scorte.

Un modulo di "Pianificazione degli acquisti" indica la data dell'ordine per ciascun prodotto e la data approssimativa del suo ricevimento.

Richiesta, ricevimento e controllo qualità delle merci

Una volta pianificata, inizia la procedura di contrattualizzazione amministrativa e la richiesta dei materiali viene formalizzata dal reparto.

Il momento del ricevimento della merce è un punto critico di controllo. Quando arriva un ordine, questo deve essere registrato, la merce deve essere controllata meticolosamente e deve essere effettuato un controllo di qualità.

Un foglio di "Ricevuta Materiali" viene utilizzato per registrare la descrizione del prodotto ricevuto, la quantità, la data di ricezione e la persona che l'ha verificato.

Questo passaggio è essenziale per garantire che ció che viene ricevuto corrisponda a quanto ordinato e soddisfi gli standard di qualità.

Stoccaggio e controllo delle scorte in tempo reale

Dopo aver superato il controllo di ricezione, è il momento dello stoccaggio, che consiste nello stoccaggio di ciascun articolo nella sua posizione corrispondente.

Nell'area di alloggio, questi prodotti vengono solitamente immagazzinati negli uffici ai diversi piani dell'alloggio.

Per mantenere un rigoroso controllo della distribuzione e dell'utilizzo di queste scorte, viene utilizzato un sistema di inventario perpetuo.

Per ogni articolo, viene creato un foglio di "Controllo Fisico delle Scorte" in cui vengono registrate tutte le entrate e le uscite di quel prodotto. particolare.

Questa registrazione include il prodotto, l'ufficio in cui si trova, la quantità, la data di entrata e la data di uscita.

In questo modo, è possibile conoscere in ogni momento la scorta effettiva di ciascun prodotto, facilitando la gestione e il rifornimento.

Riepilogo

Il ciclo di approvvigionamento inizia con la previsione e la pianificazione. Il responsabile anticipa le esigenze del team e utilizza documenti formali per pianificare gli acquisti e le relative date di ricevimento.

Una volta pianificata, la richiesta di materiale viene formalizzata. La ricezione della merce è un punto di controllo critico in cui l'ordine viene esaminato meticolosamente e la sua qualità verificata.

Dopo la ricezione, la merce viene stoccata nella posizione corrispondente. Viene utilizzato un inventario perpetuo, con schede che registrano entrate e uscite per controllare la scorta effettiva.