Struttura organizzativa e relazioni interdipartimentali (i)

Affinché il reparto housekeeping funzioni con la precisione di un orologio svizzero, necessita di una struttura organizzativa chiara e, soprattutto, di una comunicazione costante e fluida con gli altri reparti dell'hotel.

È un'area che non puó operare in modo isolato; la sua efficacia dipende dalle informazioni che riceve e dalla sua capacità di coordinarsi con gli altri team, garantendo cosí una qualità del servizio impeccabile.

Organigramma del reparto

La struttura del reparto housekeeping è di natura gerarchica e funzionale. A capo dell'intero team c'è la governante, che è responsabile in ultima analisi della pianificazione, organizzazione e supervisione del lavoro.

Sotto il suo comando, il reparto è solitamente suddiviso in tre grandi aree o sottoreparti, ciascuna con un supervisore o responsabile.

L'area Biancheria-Lavanderia gestisce l'intero ciclo della biancheria dell'hotel: pianifica il lavoro, controlla i macchinari e i prodotti e si occupa della pulizia e della manutenzione della biancheria nelle camere, nel ristorante, in cucina e delle divise del personale, oltre a gestire la biancheria degli ospiti e la relativa fatturazione.

L'area Housekeeping include le cameriere e si occupa della preparazione delle camere, del controllo della biancheria, del rifornimento degli articoli da bagno, della gestione del minibar e della registrazione degli oggetti dimenticati.

Infine, l'area Pulizia Aree Comuni è responsabile della pulizia e della supervisione di tutte le aree pubbliche della struttura.

Sinergia con il reparto Reception

Il reparto Reception è il centro nevralgico dell'hotel e il principale punto di contatto con l'ospite.

Svolge la funzione di il sistema nervoso della struttura, coordinando le informazioni tra gli ospiti e il resto dei reparti.

Le sue funzioni chiave includono:

• Gestione delle prenotazioni, check-in e check-out: gestisce l'arrivo e la partenza degli ospiti.
• Servizio clienti e informazioni: risponde alle domande e offre informazioni sull'hotel e sui suoi dintorni.
• Fatturazione e cambio valuta: gestisce gli incassi e altri servizi monetari.
• Controllo del centralino telefonico: canalizza tutte le chiamate in entrata e in uscita.

Questo reparto opera solitamente su tre turni (mattina, pomeriggio e notte) per garantire una copertura 24 ore su 24.

Il rapporto tra i piani e la reception è forse il piú critico e dinamico dell'hotel.

La governante deve mantenere una comunicazione costante con il responsabile della reception, poiché questo reparto è la principale fonte di informazioni per la pianificazione giornaliera.

La reception deve informare il reparto governante sulle previsioni di occupazione, sugli arrivi e sulle partenze programmati per la giornata, sugli ospiti già soggiornanti e qualsiasi situazione imprevista, come prolungamenti del soggiorno o cambi di camera.

In cambio, il reparto housekeeping è responsabile di mantenere l'area reception e le uniformi del personale in condizioni impeccabili.

Riepilogo

Il reparto housekeeping ha una struttura gerarchica guidata dal responsabile delle pulizie. È suddiviso in tre aree principali: Biancheria-Lavanderia, Pulizie e Pulizia delle Aree Comuni.

Il reparto reception è il centro nevralgico dell'hotel e gestisce le prenotazioni, il check-in/out e il servizio clienti. Opera su tre turni per garantire una copertura 24 ore su 24.

Il rapporto tra i piani e la reception è il piú critico e dinamico dell'hotel. La reception fornisce ai piani informazioni vitali per la pianificazione giornaliera, come le previsioni di occupazione.